پاسخ های ارائه شده به سوالات هیئت اعزامی کانون سردفتران و دفتریاران خراسان رضوی

ثبت آنی

پاسخ های ارائه شده به سوالات هیئت اعزامی کانون سردفتران و دفتریاران خراسان رضوی

در پی برگزاری کلاسهای آموزشی ثبت آنی ،که با حضور پر رنگ همکاران محترم در محل اداره کل ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی همراه بود،سوالات مفیدی طرح ، که توسط کارگروه آموزشی کانون خراسان رضوی تدوین و در جلسه ای که به دعوت کانون تهران در تاریخ 12/6/92 در محل کانون تهران با حضور آقای گودرزی ریاست محترم بازرسی کانون و آقایان مهندس نقوی و فراهانی ، کارشناسان IT  سازمان و آقای جمشیدی ، سردفتر محترم  555 تهران برگزار گردید ،توسط همکاران به بحث و گفتگو گذاشته شد و پاسخهای نهائی مطرح شده ، به شرح ذیل تقدیم میگردد.  

سوال 1 ) با توجه به اینکه در پنچره مشخصات متعاملین ، کد ملی از فیلدهای اجباری است  ، مشخصات اتباع بیگانه چگونه ثبت میشود ؟

ج: قرار شده است که برای متعاملین ملیت هم تعریف گردد  ، که در صورت خارجی بودن کد ملی نیاز نباشد.

سوال 2 ) در مواقعی که تعداد متعاملین ، بیش از یک نفر هستند ، در صورتیکه متعاملین را در سامانه ثبت نموده باشیم ، امکان تعویض ترتیب آنها وجود ندارد .

همچنین در مواردی که برخی از مشخصات متعاملین را پس از وارد کردن، اصلاح میکنیم ، گاهاً ، در چاپ سند ترتیب آنها جابجا میگردد .  اهمیت آن در این است که چنانچه در متن حقوقی ،اشاراتی به معامل ردیف خاصی شده باشد ، بی معنا میگردد .

ج : قرار شد ، امکان تعویض ترتیب متعاملین ایجاد شود.

سوال 3) در سند صادره در نرم افزار، فقط یک تاریخ وجود دارد ، و آنهم تاریخ اخذ شناسه یکتاست . دراین صورت تاریخ ورود به دفتر ، که پاسخ  استعلامات و هزینه های تنظیم سند ، باید قبل و یا مساوی با آن اخذ و پرداخت شود ، در سند مشخص نیست ، لذا معیاری برای کنترل موارد مزبور در سند صادره ، وجود نخواهد داشت .

ج : مقرر شد ، بررسی و اقدامات مقتضی صورت پذیرد.

سوال 4) الف- در اسناد وکالت ، مفصل یا مختصر بودن وکالتنامه در محاسبه هزینه ها در نظر گرفته نشده .ب- اساسا چگونه میتوان سند تفویض وکالت را با انشاء زیر نوشت : در تاریخ زیر حاضر گردید (وکیل اولیه)  وکیل رسمی (موکل اولیه ) و بعدالحضور کلیه اختیاراتی که در خصوص (مختصری از مورد وکالت اولی) داشت بدون هیچگونه کم و کاستی تفویض نمود به (وکیل تفویضی).

ج: تعیین مفصل و مختصر بودن وکالت ، و یا بطور کلی تعداد صفحات اضافی در سند به تشخیص خود سردفتر نهاده شده است.  و در خصوص اسنادی ، مشابه تفویض وکالت در برنامه پیش بینی لازم بعمل خواهد آمد.

سوال 5) در تنظیم اسناد رهنی ، گاهاً سه طرف در سند دخیل هستند ، بدهکار ، راهن و بانک . حال آنکه سِمَتهای تخصیصی در هر نوع از اسناد رهنی فقط  دو تیپ هستند .

ج: قرار شد در نرم افزار ایجاد شود.

سوال 6) در تنظیم اسناد معاملاتی ، در صفحه اول ، با کلیک بر روی استعلامات ، تمامی استعلامات ثبتی ، اعم از اینکه با آنها سند تنظیم شده یا  نشده ،لیست میشوند ، حال آنکه به آن دسته که توسط آنها ،سند تنظیم شده است به جهت اینکه نمیتوان از آنها استفاده شود ،نیازی نیست .

ج: قرار شد فقط لیست استعلامات استفاده نشده  ، نمایش داده  شود و چنانچه نیاز به استفاده مجدد از استعلامی باشد در فیلد جستجو قابل دسترسی باشد.

سوال 7) در اسناد ورثه ای، درسِمَتهای مندرج در برنامه قسمت متعاملین ، گزینه مرحوم و یا وراث مرحوم ، وجود ندارد.

ج: پیشنهاد میگردد در قسمت "موارد لازم به ذکر در مورد شخص"، توضیحات لازم داده شود ، مثلاً مشخصات وراث را هر یک جداگانه در قسمت معاملین وارد نموده و در قسمت "موارد لازم به ذکر"  نفر آخر ، قید شود همگی وراث مرحوم …. بموجب گواهی حصر وراثت ……. و عدم بدهی مالیات برارث بشماره ….  

سوال 8)در اسناد بیع قطعی اتومبیل ، در مواردی که قسمتی از مال منقول مورد انتقال است ،امکان محاسبه هزینه مربوطه ، نسبت به کل مورد معامله وجود ندارد .

ج: پیشنهاد میگردد، تا اصلاح نرم افزار به شکل مقتضی ، درقسمت مورد معامله ، در بخش مشخصات خودرو ، در فیلد سایر مشخصات خودرو، مقدارسهم  (دانگ)مورد معامله درج گردیده و هزینه های تنظیم سند در فیلد مخصوص ، پس از محاسبه بصورت دستی اصلاح شود .

سوال 9) در اسناد بیع منقول ، جداول مالیاتی وارد شده در برنامه ، نسبت به برخی از اتومبیلهایی که تولید سال جاری و یا سالهای قبلی نداشته اند ، واکنش نشان نداده  و اشتباهاً برای سالی که در لیست ارائه شده توسط دارائی ، خودرو فاقد مبلغ است ، محاسبه را انجام میدهد .

ج: قرار شد اصلاح گردد.

سوال 10)در هنگام تنظیم اسناد غیرمنقول ،با انتخاب استعلام از لیست استعلامات ، شماره پاسخ ثبت در فیلد مربوطه در اسکرین مشخصات ملک بار نمیشود .

ج : مقرر گردید اصلاح شود.

سوال 11)در اسناد صادره در قسمت متون حقوقی، اولاً ، سایز حروف بسیار کوچک بوده ، که این موضوع ثبت سند را دشوار میسازد ، ثانیاً ، متن از سمت چپ ، تراز و در یک ستون قرار نمی گیرد. آیا امکان دارد ، در برنامه ، برای سند پیش نویس ، خروجی TEXT تحت قالب WORD نیز ایجاد شود تا بتوان آنرا با حروف بزرگتر چاپ گرفت تا در ثبت دفتر تسهیل شود.

ج:  مقرر گردید ،موضوع   با کارشناسان و مسئولین سازمان مطرح گردیده ، تصمیم گیری شود.

سوال 12)در اسناد تعهدنامه ، برای ضامن گزینه ای تعریف نشده است .

ج: مقرر شد که اصلاح شود .

سوال13 )امکان محاسبه هزینه اسناد ، بویژه اسناد بیع منقول و وکالت فروش اموال منقول ، بدون نیاز به تنظیم سند وجود ندارد .

ج: مقرر شد این امکان ایجاد شود.

سوال 14) با توجه به تشریفات و امکانات لازم برای صدور اسناد ، اعم از دسترسی به اینترنت و وجود چاپگر ، نحوه تنظیم اسناد در مواقعی که طبق قانون، خارج از دفترخانه صورت میگیرد ، مانند زندان و بالین بیماران ، تنظیم سند به چه نحو خواهد بود.

ج:پیشنهاد گردید ، پس از اخذ پیش نویس سند ، و تائید آن توسط متقاضی ، و ثبت در دفتر  ، شناسه یکتا اخذ گردیده و چاپ نهائی سند صادر شده و با نماینده قانونی مربوطه به محل مراجعه و امضاء اوراق و دفتر همزمان انجام گیرد.

سوال 15)نظر به اهمیت امنیت اطلاعات و اینکه در نرم افزار موجود ، دستیبابی به اطلاعات دفترخانه ، صرفاً با داشتن نام و رمز عبور کارکنان و سردفتر و دفتریار ، میسر است ، خطر سوء استفاده بصورت عمدی یا سهوی ، در این خصوص همواره وجود دارد . با این توضیح که ، کاربری نام و رمز خود را در اختیار دیگری قرار دهد و در نتیجه آن ، هرگونه سوء استفاده ای انجام گیرد و آن کاربر ادعا نماید ناخواسته و یا غفلتا این اتفاق صورت گرفته است .

آیا ممکن است، به در خواست و معرفی سران دفاتر ، برای کارکنان دفترخانه نیز توکن با سطح دسترسی سند نویس صادر شود ،تا حتی ارتباط کارکنان نیز مشخص و محدود صورت گیرد؟

ج:مقرر شد در کمیته تخصصی سازمان مطرح و اقدام مقتضی صورت گیرد.

سوال 16)سردفتر کفیل با کدام توکن بایستی اسناد را ثبت نهائی و تائید نهائی کند ؟

ج: مقرر است که در توکن سردفتر کفیل همزمان با صدور ابلاغ وی ، امکان ورود به برنامه دفترخانه تحت کفالت ،با عنوان سردفتر کفیل ایجاد شده و در طول مدت کفالت ، با توکن خود اقدام به اخذ شناسه یکتا و تائید نهائی اسناد تنظیمی نماید.  

سوال 17)در صورتیکه دفتریار کفیل سردفتر خود شود ، تکلیف استفاده توکن چیست ؟

ج : مقرر گردید برای دفتریار کفیل سردفتر ، همچون سردفتران ، توکن جداگانه تهیه گردد .

سوال 18)درصورت مفقود شدن توکن ، تکلیف چیست و عواقب ناشی از آن چگونه پیش بینی شده است؟

ج: مقرر گردید ، امکان ابطال و بی اثر کردن توکن، از طریق یکی از دفاتر صدور امضاء الکترونیک سردفتر ، ایجاد شده ، تا سریعاً نسبت به ابطال آن اقدام گردد. دستورالعمل اجرایی آن بزودی از طرف سازمان ابلاغ خواهد شد.

سوال 19) اخذ شناسه یکتا و تائید نهایی اسناد ثبت شده توسط سردفتر اصیل ، در زمان مرخصی یا انفصال ، بر عهده چه کسی میباشد؟

ج:طبق رویه جاری ، انجام آن با سردفتر کفیل میباشد.

سوال 20) سیستم عامل و مرورگر اینترنت مورد نیاز برنامه کدام است ؟

ج: سیستم عامل نصب       شده     بر    روی رایانه    میتواند ،  ویندوز XP  ، 7 و یا    ویندوز 8 باشد . امکان استفاده از تمامی مرورگرهای وب از قبیل Fire Fox   ، Google   chrome ،Internet explorer    و غیره می باشد . با توضیح اینکه هنگام ثبت نهایی و دریافت شناسه یکتا و یا بی اثر کردن شناسه یکتا و نیز تایید نهائی سردفتر ، و بطور کلی هر زمان که نیاز به استفاده از TOKEN  باشد  فقط  باید از Internet explorer استفاده شود .

سوال 21) آیا امکان اخذ توکن های متعدد برای سردفتر وجود دارد :

ج: خیر ، هر سردفتر، فقط میتواند یک توکن داشته باشد .

سوال 22)درصورتیکه پس از اخذ پیش نویس سند و ثبت و امضاء در دفتر سردفتر ، و قبل از چاپ نهائی سند ، به هر دلیل ممکن از قبیل قطع ارتباط انیترنت یا برق ، یا قطع سامانه POS و غیره ، امکان اخذ سند نهائی نباشد ، تکلیف چیست ؟

همچنین با فرض فوق ،چنانچه متعاملین پس از امضاء دفتر از تنظیم سند منصرف گردند ، چه باید کرد؟  و در این خصوص در نرم افزار پیش بینی لازم برای اسناد ناقص صورت نگرفته است.

ج: توصیه میگردد در دفترخانه از سیستم برق اضطراری (UPS) ،  استفاده شود ، و در رابطه با قطع VPN و اینترنت ، تازمان راه اندازی اینترانت سازمان ثبت ،حتی الامکان  بطور همزمان ، از دو مرکز سرویس دهنده اینترنت (ISP )، استفاده نمایند . در خصوص قطع سیستم POS نیز همانند سابق میتوان توسط فیش های بانکی پرداختها صورت گرفته و شماره فیش پرداختی در فیلد مرجع درج گردد.

مقرر شد در نرم افزار امکان مشخص کردن اسناد ناقص ایجاد شود.

سوال23) نظر به اینکه هنوز امکان صدور گزارشات و آمارها در نرم افزار ایجاد نشده است ، تکلیف آمار ماهیانه و گزارشات تکلیفی دفترخانه چگونه برنامه ریزی شده است ؟

ج: با راه اندازی سیستم ثبت آنی ، گزینه صدور آمار و گزارشات فعال خواهد شد.

سوال24)چون در اسناد تنظیمی در سنوات گذشته (از قبیل وکالتنامه ها) ، شماره ملی و تاریخ کامل تولد افراد ، درج نگردیده است ، و در این سامانه کد ملی و تاریخ تولد از فیلدهای اجباری میباشند ، آیا ممکن است ، ترتیبی اتخاذ شود که سر دفتر بتواند با استفاده از توکن خود ،بصورت الکترونیکی کد ملی و تاریخ تولد شخص را از مراجع ذیربط دریافت دارد  .

ج: مقرر شد ، در نرم افزار فیلد های مربوطه نسبت به اینکونه اسناد اختیاری گردد.

سوال25) در اسناد بیع منقول ، فیلد شماره کارت سوخت اجباریست ، حال آنکه بسیاری از خود روها ، فاقد کارت سوخت میباشند.

ج: مقرر شد در نرم افزار لزوم درج شماره کارت سوخت از کاربر سوال شود.

سوال26)در اسناد وکالت در صورتیکه موکلین بیش از یکنفر باشند ، چنانچه برخی از موکلین پس از امضاء سایر موکلین ، از امضاء منصرف گردند ، نافذ بودن وکالتنامه نسبت به امضاء موکلین چگونه در نرم افزار درج و لحاظ میگردد؟

ج: مقرر گردید گزینه بی اثر کردن امضاء هر یک از موکلین پس از اخذ شناسه یکتا ، در سامانه پیش بینی شود.

سوال27)با اجرائی شدن ثبت آنی ، اخذ استعلام بازداشتی و ارسال خلاصه معامله به چه صورت میباشد ؟

ج : در دوره گذار ، اخذ استعلام از سامانه جامع مدیریت املاک کشور صورت میگیرد و پس از آن ، روش جدید اعلام خواهد شد . همچنین نیازی به  ارسال خلاصه معامله ثبت شده نخواهد بود و در مورد املاک در جریان ثبت به روش فعلی عمل گردد.

سوال28)با اجراء ثبت آنی ، تکلیف اوراق دریافتی فعلی چیست ؟

ج : همزمان با اجرائی شدن ثبت آنی ، امکان دریافت اوراق وجود نخواهد داشت ، و دفاتر مکلفند نسبت به ابطال باقیمانده اوراق دریافتی در سامانه اوراق اقدام نمایند.

سوال29)در صورت مشاهده هرگونه اشتباه محاسبه هزینه ها، در هنگام تنظیم اسناد ، چه باید کرد ؟

ج : امکان اصلاح هزینه های محاسبه شده در فیلدهای مربوطه وجود دارد ، در صورت مشاهده هرگونه اشتباه در ارقام محاسبه شده ، ضمن اصلاح آن ، علت مربوطه را در پنجره و فیلد مربوطه قید نموده ، تا نسبت به اصلاح نرم افزار ، توسط سازمان اقدام گردد.

سوال30)با اجرائی شدن ثبت آنی نحوه صدور رونوشت ، به چه صورت خواهد بود؟

ج:رونوشت اسناد قدیمی ، در اوراقی که در سامانه به همان منظور پیش بینی خواهد شد ، قابل تنظیم میباشد. و رونوشت اسناد تنظیمی در ثبت آنی ، از طریق سامانه قابل دریافت میباشد.

سوال31)با توجه به اجباری بودن درج فیلد شناسه ملی برای اشخاص حقوقی (حقوق عمومی و حقوق خصوصی ) ، نحوه دسترسی به شناسه ملی آنها چکونه است ؟

ج: در حال حاضر ، شناسه ملی اینگونه اشخاص را میتوان از سایت WWW.ILENCE.IR  (شناسه اشخاص حقوقی) دریافت نمود  و مقرر گردید در خصوص اشخاص حقوقی حقوق عمومی که فاقد شناسه حقوقی ملی میباشند ، فیلد مربوطه در نرم افزار اختیاری گردد.

سوال32)در حال حاضر در تنظیم اسنادی که طبق قانون ،مانعی از حیث ممنوع المعامله بودن وجود ندارد، افراد ممنوع المعامله توسط نرم افزار کنترل میشود . در این خصوص تکلیف چیست ؟

ج: مقرر گردید ، نرم افزار نسبت به این موضوع ، بطور هوشمند عمل نماید.

سوال33)ترتیب امضاء  سند و ثبت دفتر چگونه است ؟

ج: در این خصوص پس از بحث و بررسی ، مقرر گردید که ابتدا پیش نویس سند در دفتر وارد شده و پس از حضور متعاملین و احراز قصد امضاء سند ، شناسه یکتا اخذ و چاپ نهائی سند انجام گردد . سپس متعاملین ابتدا سند و بعداز آن ، ثبت دفتر را امضاء نمایند.

سوال34)در مورد نمایندگان اشخاص حقیقی و حقوقی ، مواردی مانند مدیر تصفیه ، امین غایب ، وصی منصوص ، پیش بینی نشده است ، در  این خصوص چه باید کرد؟

ج: مقرر شد ، به گزینه های انتخابی مربوطه اضافه شود.

از نظر اصطلاح حقوقی ، کلمه نماینده ، اعم از وکیل و سایر انواع نمایندگی است،که در جلسه مطرح شد.

سوال35) در مورد اشخاص حقوقی حقوق عمومی ، به اشخاص حقوقی حکومتی اشاره شده است که از نظر حقوق عمومی ، ناشناخته است ،در این مورد چه باید کرد؟

ج: مقرر گردید ، بررسی لازم بعمل آمده و اقدامات مقتضی صورت گیرد.

سوال36)تاریخ ثبت سند چه زمانی است ؟

ج: تاریخ ثبت سند ، که در واقع تاریخ تحقق عمل حقوقی است ، همان زمان اخذ شناسه یکتا و چاپ نهائی سند و امضاء اوراق و دفتر توسط اصحاب سند خواهد بود . لازم به ذکر است تاریخ ورود به دفتر را با تاریخ ثبت سند نباید یکی دانست.

سوال37) پس از اخذ شناسه یکتا و قبل از امضاء اصحاب سند ، چنانچه نیاز به اصلاح سند باشد، چه باید کرد؟

ج: در این خصوص میتوان ، ابتدا  در قسمت صدور اسناد ، با ایجاد پرونده جدید ، از اطلاعات پرونده مذکور کپی  گرفته ، سپس سند اولیه را بلا اثر نمود و پس از اصلاحات لازم ، نسبت به اخذ شناسه یکتا با همان شماره مسلسل ثبت دفتر ، اقدام کرد.

در پایان ضمن تشکر از حضور و مشارکت گسترده همکاران محترم ، استدعا دارد جهت رفع مشکلات احتمالی و عملکرد بهینه سامانه ثبت آنی ، سوالات و انتقادات و اشکالات احتمالی را در قسمت مخصوص پیش بینی شده در نرم افزار درج و ارسال و یا با تلفن شماره 63485 سازمان ، تماس حاصل نموده و یا با کانون سردفتران و دفتریاران خراسان رضوی مکاتبه و یا به سایت کانون ایمیل نمائید تا نسبت به رفع مشکل و عنداللزوم ، انعکاس مراتب به سازمان اقدام گردد.