نامه کانون خراسان به ریاست سازمان ثبت

 بسمه تعالی

جناب آقای دکتر تویسرکانی

معاونت محترم  قوه قضائیه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

سلام علیکم ، ضمن عرض ادب و احترام محضر مبارک آن مقام عالی ، نظر به عنایتی که به روند اجرای سیستم ثبت الکترونیک اسناد ، داشته و همواره جویای نظرات سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان اولین کاربران این سیستم بوده اید ، اکنون که حدود یک ماه از اجرای آن میگذرد و اشکالات بسیاری درحین کار مشخص و مرتفع گردیده است ، حسب الامر آن جناب ، ذیلاً مواردی چند از ایراداتی که تاکنون نسبت به رفع آن اقدامی نشده و به نوعی باعث کندی و سردرگمی دفاتر در کار تنظیم اسناد گشته است ، به نظر حضرت عالی میرساند . خواهشمند است ، نسبت به رفع آن ، بذل عنایت فرمایند.

1- علیرغم اینکه ، قبل از اجرائی شدن ثبت آنی ، راهنمای نرم افزار ، بصورت مصور در سامانه های سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران ، در دسترس همگان بوده و در تاریخ 25/6/92 نیز دستورالعمل اجرائی مربوطه به اختصار توسط حضرت عالی ، ابلاغ گردیده است ، مع الوصف ، برخی مسائل اساسی مربوط به تطبیق ثبت آنی، با مقررات و روند تنظیم اسناد در دفاتر، کماکان در پرده ابهام قرار دارد ،و بالنتیجه  دفاتر در حالت بلاتکلیفی بوده و این موضوع باعث گردیده ، حسب مورد ، به سلیقه خود عمل نمایند . لذا تنظیم و ابلاغ دستور العمل اجرائی جامع ، ضروری به نظر میرسد .

 2-  چنانچه سندی وارد دفتر شده ، اما تا پایان ماه کاری ، اصحاب سند نسبت به امضاء آن مبادرت ننمایند و در   نتیجه شناسه مربوطه اخذ نگردد ، تکلیف سند تنظیمی در آمار آن ماه کاری چه میشود ؟ مستحضرید که ، اینگونه اسناد ، جزء آمار اسناد تنظیمی دفترخانه میباشد .

3- در صورتیکه سردفتر به درخواست طرفین سند ، شناسه مربوطه را در سامانه صادر نماید ، ولی پس از آن امضاء سند به روزی دیگر موکول شود ، چه باید  کرد؟

4- چنانچه بر حسب اتفاق و یا سهواً برای سندی با شماره ترتیب دفترجاری اشتباه ، شناسه اخذ گردد (که البته این مورد به کرّات در دفاتر رخ داده است) و سردفتر نیز آنرا تائید نهایی کرده باشد ، چه باید کرد؟

5- روند کار اسناد تبعی از قبیل فک رهن ، عزل وکیل ، صدور اجرائیه ، اخذ رونوشت ، صدور گواهی عدم حضور برای خریدار ، به صراحت مشخص نگردیده است ، بعنوان مثال : مشخصاتی که در صدور اجرائیه در نرم افزار پیش بینی شده ، با مفاد سند  رهنی ای که قبل از اجرای ثبت آنی تنظیم شده است ، همخوانی ندارد ، و نیز آیا ارسال نسخه تصدیق در فک رهن اسناد به ثبت محل ضروریست یا خیر؟

6-      ضعف امنیت در ورود به سامانه و دسترسی به اطلاعات .

همانطور که مستحضرید ، تنها با وارد نمودن یک شماره شناسه و رمز عبور میتوان وارد کارتابل دفترخانه در ثبت آنی شد . لذا  احتمال آن میرود ، نامحرمان و افراد سودجو  ، رمز کاربری دفترخانه را بدست آورده و توسط آن ، اطلاعات مردم را مشاهده و مورد سوء استفاده قرار دهند .  یادآور می شود  ، برای اتصال به سامانه ثبت آنی ، تمامی اطلاعات و فایلها و راهنمائی های لازم جهت تنظیمات VPN و غیره ، در سایتهای مربوطه قابل دسترسی برای همگان میباشد .

7-      آمارها و گزارشات بعضاً با اسناد تنظیمی مطابقت ندارد.

با مشاهده اولین سری آمارها و گزارشات در بیست و پنجم مهرماه امسال ، مشخص گردید که اسنادی که پیش نویس آنها ثبت دفتر شده ولی برای آن شناسه اخذ نشده است ، در گزارشات دیده نمی شود. همچنین اسنادی که بدلیل برخی اصلاحات ، شناسه آنها بی اثر شده و شناسه جدید برای آنها صادر گشته است ، هر دو شناسه جدید و بی اثر شده در گزارشات مشاهده میگردد و نیز شناسه تصدیق سایر خدمات ثبتی در گزارش دفتر درآمد ، لیست می شود .

8-      وابستگی شدید نرم افزار به تنظیمات مرورگر اینترنت (Internet explorer) .

برای اتصال به سامانه ، نیاز به اعمال تنظیمات زیادی در مرورگر میباشد ، که بعضاً در تخصص کاربران نیست ، بالاخص که نرم افزار حال حاضر ، دائماً دستخوش تغییرات و بارگزاری نسخه های اصلاحی میباشد. این موضوع ، دفترخانه را در ارتباط با سامانه دچار مشکل نموده ، و باعث معطل ماندن کار تنظیم اسناد تا رفع مشکل میگردد.همچنین امکان استفاده از سایر مرورگرها خصوصا Firefox وجود ندارد .

 

9-      ضعف سخت افزار و رایانه های موجود در دفاتر اسناد رسمی .

 

 

استفاده بهینه از ثبت آنی ، مستلزم ارتقاء سیستمهای رایانه ای دفاتر میباشد ، که این موضوع هزینه های سنگینی را به آنها تحمیل مینماید که در این خصوص نیاز به حمایت دارند .

10-   ضرورت اطلاع رسانی ، به هنگام بارگزاری نسخه های جدید برنامه:

به کرّات ، شاهد نصب نسخه جدید در سامانه بوده ایم ، که این موضوع خود نیازمند اعمال تنظیمات جدید در رایانه کاربران میباشد . لذا خواهشمند است ، اطلاع رسانی لازم ، قبل از تغییرات ، در قالب پیام ، در بدو ورود به سامانه ، انجام گردد.

11-   هنوز نحوه مرخصی سردفتران و نیز کفالت آنان در سامانه مشخص نیست . لذا خواهشمند است در این خصوص ، اقدام مقتضی مبذول گردد.

12-   مشکلات سامانه استعلام همچنان باقیست و بلکه بیشتر شده است.

از زمان راه اندازی سیستم ثبت آنی ، دفاتر در دریافت پاسخ استعلام و نیز ارسال خلاصه معامله ، بویژه در مواردی که مهلت اعتبار استعلام منقضی گشته و نیاز به تجدید آن میباشد ، با مشکلات زیادی مواجه هستند . زمان پاسخ دهی استعلامات ثبت ، عموماً به بیش از یک هفته تا ده روز به درازا می انجامد . خواهشمند است در این خصوص اقدام لازم صورت پذیرد.

13-  در مواردی که نیاز به ایجاد کپی از پرونده جاری است ، پیشنهاد میگردد ؛ در نوار ابزار بالای صفحه پرونده ها ؛ گزینه             " ایجاد کپی از پرونده جاری " با امکان انتخاب موارد مورد نیاز برای کپی،  تعبیه شود ؛ تا دیگر نیازی به انجام تشریفات طولانی تولید پرونده جدید نباشد.

14-  ترتیب مشخصات افراد در پرونده ایجاد شده ؛ در چاپ جابجا میشود و این موضوع ؛ برای زمانیکه نیاز به درج یک توضیح مشترک در فیلد توضیحات آخرین نفرهست؛ ایجاد مشکل مینماید ؛ و کاربر به اجبار باید  آن توضیح را برای همه قید نماید.

15-   درج نام اشخاصی که در سند نیازی به امضاء آنها نیست در ذیل ورقه ، سوال برانگیز بوده ، ضرورتی ندارد.

16-  در قسمت جستجوی پیشرفته ؛ در شرایط جستجو ؛ توجهی به مشخصات اسناد منقول و اتومبیل نشده است ؛ بعنوان مثال جستجو بر ا ساس پلاک انتظامی و شناسه خودرو؛ و مواردی از این دست ؛ ممکن نیست .

17-  هنوز گزینه محاسبه هزینه تنظیم اسناد بدون نیاز به تشکیل پرونده فعال نشده است ؛ حال آنکه این موضوع یکی از پر کاربردترین  امور جاری دفترخانه است .

18-  امکان تغییر فونت در متون حقوقی ، ضروری است ، زیرا در بسیاری از موارد ، بمنظور ایجاد توجه بیشتر در سند ، نیاز به درشت  یا پر رنگ نمودن مطلبی در آن میباشد.

19-  در هنگام اخذ شناسه ، سامانه ثبت آنی در برخی مواقع ، در اعلام صحت هویت افراد اشتباه میکند و نیز بررسی نام شخص در میان لیست طولانی افراد مممنوع المعامله اعلام شده ، بسیار دشوار است .لذا خواهشمند است ترتیبی اتخاذ گردد که در برخود با افراد ممنوع المعامله ، جستجوی دقیق ، تسهیل گردد.

20-  در سند صلح قطعی اعیان اموال منقول و غیرمنقول ، سوال سامانه در خصوص عمری بودن صلح ، نا صحیح میباشد ، زیرا اصطلاح عمری ، مربوط به حق انتفاع موضوع ماده 41 قانون مدنی است و بکار بردن آن در موارد صلح قطعی اعیان اموال ، نادرست است .

21-  طرح سوال اینکه "آیا ملک تخلیه است یا خیر " در اسناد اجاره ، صحیح نمیباشد ، زیرا در اجاره و خصوصاً در موارد اجاره ابتدا به ساکن ، ملک هنوز تحویل نشده ، لذا اشاره به تحویل مورد اجاره لازم است نه تخلیه . و همچنین در موارد انتقال املاک  بصورت مشاعی ، اصطلاح تخلیه مصداق پیدا نمیکند .

تبصره – شایان ذکر است در اجاره مال مشاع ، کسب اجازه از شرکاء مشاع در تصرف مادّی مورد اجاره ضرورت دارد .

22-   در تنوع اسناد ، سند اصلاحنامه ، پیش بینی نشده است ، در حالیکه در امور تنظیم اسناد بسیار کاربرد دارد .

23-  با توجه به اینکه مطالب مندرج در سند بر دو قسم است : 1- اعلامات مامور رسمی    2- اظهارات طرفین یا طرف سند . در صورتیکه سردفتر اشتباهی در قسمت اعلامات کرده باشد ، مانند اشتباه در شماره ثبت یا صفحه و غیره ، اجبار متعاملین به تنظیم سند اصلاحی ، نا عادلانه میباشد . لذا استدعا دارد در این موارد، امکان اصلاح اشتباه ، با ذکر علت  از طریق ارسال پیام یا به طرق مقتضی ایجاد شود .

24-   آیا با اجرائی شدن ثبت آنی ، ارسال خلاصه معامله املاک ثبت شده ، ضروری است ؟

25-  فونت اسناد چاپ شده بسیار کوچک و مطالعه ان دشوار است ، استدعا دارد ، نسبت به درشت تر شدن آن اقدام فرمایند . در صورت عدم موافقت ، خواهشمند است شماره ترتیب ثبت دفتر مندرج در بالای سند ، تا حد ممکن درشت تر گردد .

26-امکان تنظیم اسناد رهنی اموال منقول یا وثیقه اموال منقول ، در نرم افزار پیش بینی نشده است .

با تشکر – حسین اورعی قدیری

رئیس هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران خراسان رضوی