قابل توجه دفاتر اسناد رسمی: تشریح اولویت های سازمانی در سال 1393 با حضور مسؤولین ثبت اسناد و املاک خراسان رضوی و روسای نواحی و واحدهای تابع استان
پیرو جلسه تشریح اولویت های سازمانی در سال 1393 با تأکید بر انجام وظایف ذاتی وتکالیف قانونی و در راستای مسئولیت های محوله و تحقق شعار سال اقتصاد و فرهنگ با عزم ملی و مدیریت جهادی، مفاد جلسه و موارد ذیل مجدداً یاد آوری می گردد.لذا مقتضی است ضمن نظارت بر حسن انجام امور به متصدیان مربوطه اعلام تا برابر مقررات به وظایف قانونی خود عمل نمایند
رؤسای محترم نواحی یک و دو و واحدهای تابع ثبت اسناد و املاک استان خراسان رضوی
سلام علیکم
پیرو جلسه تشریح اولویت های سازمانی در سال 1393 که در تاریخ 03/02/1393 با حضور مسئولان ثبت استان و روسای نواحی و واحدهای ثبتی تابع استان در محل این اداره کل برگزار شد با تأکید بر انجام وظایف ذاتی وتکالیف قانونی و در راستای مسئولیت های محوله و تحقق شعار سال اقتصاد و فرهنگ با عزم ملی و مدیریت جهادی، مفاد جلسه و موارد ذیل مجدداً یاد آوری می گردد.لذا مقتضی است ضمن نظارت بر حسن انجام امور به متصدیان مربوطه اعلام تا برابر مقررات به وظایف قانونی خود عمل نمایند
1- اجرای دقیق و بموقع وظایف ذاتی وابلاغی و نیز اولویت های سازمانی در اجرای تکالیف قانونی و تحقق اهداف ، ثبت آنی و خدمات الکترونیکی مورد تاکید می باشد
2- رعایت اصل صرفه جویی و کاهش هزینه ها ی مادی و معنوی و نیز استفاده مناسب از امکانات و حفظ و نگهداری اموال وتجهیزات اداری شامل ساختمان ، خودرو و … و همچنین مراقبت از بیت المال وحفظ ونگهداری از اسناد ومدارک ثبتی و اداری الزامی می باشد ضمناً تجهیزات اداری بایستی با توجه به تناسب و وظیفه محوله در اختیار همکاران قرار گیرد.
3- در خصوص رعایت نظم و انضباط اداری ،حفظ حجاب و پوشش اسلامی ، برخورد مناسب با مراجعین و تسریع در پاسخ گویی به موقع به درخواست های قانونی با رعایت دقیق مقررات و تکریم ارباب رجوع و حضور و غیاب به موقع کارکنان ، سردفتران و دفتریاران حوزه تابعه مورد تاکید می باشد و در صورت عدم رعایت موارد فوق الذکر مراتب را کتباً گزارش نمائید
4- مکاتبات اداری وگزارشات پرونده های ثبتی واعلام جریان ثبتی وپاسخ استعلامات در اوراق مناسب سازمانی تایپ شده و نام و نام خانوادگی متصدی اقدام قید وامضاء گردد(کد868 – بند 415)
5- نظارت برانجام امور ارجاعی و پیگیری موضوع ودر صورت وجود موانع قانونی مراتب توسط متصدیان مربوطه به شخص رئیس واحد ثبتی گزارش وپاسخ متقاضی برابر مقررات اعلام گردد و همچنین کاهش زمان انتظار مراجعین و پاسخگویی به موقع به مکاتبات مراجع محترم قضایی ورعایت ماده 95 آئیننامه قانون ثبت در ارسال پرونده های ثبتی به مراجع مذکور و تلاش در استانداردسازی وظایف و خدمت رسانی در محیط مجازی
6- با توجه به رصد سازمانی سامانه های الکترونیکی توسط سازمان متبوع انجام به موقع قوانین خاص از جمله ( قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی وساختمانهای فاقد سند رسمی ، قانون الحاق ، ارسال به موقع پاسخ استعلام دفاتر اسنادرسمی ، دستور العمل ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات ، سامانه اجرای مفاد اسناد رسمی و ثبت شرکتها) ونظارت بر انجام صحیح قوانین برابر دستورالعمل های ابلاغی مورد تأکید می باشد
7- با توجه به اهمیت بازرسی های اجمالی و دوره ای دفاتر وتاکید سازمان محترم متبوع ، ترتیبی اتخاذ گردد اسناد تنظیمی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در بازه زمانی معقول و با دقت مورد بازرسی واقع گردد به نحوی که اسناد تنظیمی دفاتر مشمول مرور زمان مقرر در ماده 46 قانون دفاتر اسناد رسمی نگردد ضمناً صورتجلسات تنظیمی در نمونه فرمت های جدید که بر روی فایل سرور این اداره کل قرار دارد تکمیل ودرصورت تخلف مستندات تخلف و شماره سند وتاریخ تنظیم سند را به این اداره کل اعلام نمایند و چنانچه تخلف انتظامی سردفتر جنبه جزایی داشته باشد برابر ماده 29 قانون آئین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب در امور کیفری مراتب را به دادستان شهرستان و یا دادگاه عمومی بخش گزارش و نتیجه را به این اداره کل اعلام نمایند.
8- در خصوص ابلاغ کیفرخواست و اجرای آراء قطعی صادره از دادگاه بدوی وتجدیدنظرانتظامی سردفتران و دفتریاران مقتضی است بارعایت کد 525 و 823 مجموعه بخشنامه های ثبتی اقدام و در هنگام ابلاغ به سران دفاتر ودفتریاران به صورت صحیح وقانونی انجام و نسبت به ذکر تاریخ وروز وساعت ابلاغ اقدام گردد ضمناً در خصوص پیگیری جرائم سردفتران و دفتریاران مبلغ جریمه به موقع به حساب مربوطه واریز و فیش های واریزی را به ثبت استان ارسال نمائید.
9- به کلیه سران دفاتر اسناد رسمی ، دفتریاران وسران دفاتر ازدواج وطلاق تابعه اعلام تا در هنگام تقاضای مرخصی حداقل 48 ساعت قبل از شروع مرخصی درخواست خود را به ثبت محل ارائه و پس از حصول اطمینان از مرخصی صادره نسبت به تنظیم صورتجلسه تحویل تحول و اعلام به ثبت محل از مرخصی صادره استفاده نمایند.ضمناً در صورت بیماری ، تعلیق ، انفصال موقت ، معذوریت و … عدم حضور سردفتر و دفتریار در محل دفترخانه با رعایت مواد 25 الی 28 قانون دفاتر اسنادرسمی اقدام گردد.
10- رعایت تفاهم نامه های منعقده فی مابین این اداره کل با اداره کل پست مورد تأکید می باشد.
11 – در خصوص پرداخت سهم دفتریاراول رعایت بخشنامه شماره 8235/34/1- 5/3/86 ریاست محترم وقت سازمان ثبت اسناد واملاک کشور (کد750) توسط سران دفاتر الزامی می باشد مقتضی است تصویر فیشهای واریز حق السهم دفتر یار به حساب مربوطه را به همراه صورت جلسه بازرسی تنظیمی به این اداره کل گزارش نمائید
12 – با توجه به اهمیت رسیدگی به موقع به شکوائیه های ارسالی اشخاص حقیقی و حقوقی منجمله شکوائیه هایی که از طریق سازمان محترم بازرسی کل کشور و استانداری محترم خراسان رضوی(سامد) و مدیر کل محترم دفتر بازرسی و پاسخگوئی به شکایات سازمان ثبت اسناد واملاک کشور به واحدهای ثبتی ارسال یا واصل می گردد مقتضی است به قید فوریت به مفاد شکوائیه رسیدگی و صرفاً به اعلام جریان ثبتی پرونده اکتفا ننموده و تصویر سوابق و مستندات لازم را جهت اتخاذ تصمیم و اعلام پاسخ به شاکی را با اظهار نظر صریح به ثبت استان ارسال نموده به نحوی که نیازی به رسیدگی و مکاتبه مجدد نباشد
13 – پیرو بخشنامه شماره 37103/90/102- 7/10/90 و برابر مرقومه شماره 176366/90- 30/9/90 معاونت محترم امور اسناد سازمان ثبت اسناد واملاک کشور به جهت جلوگیری از تبعات سوء وتالی فاسد ناشی از سرقت محل دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق ونظر به ضرورت دقت ونگهداری اوراق وامهار رعایت موارد حفاظتی وپیشگیرانه منجمله حفظ ونگهداری رمز ورود به سامانه و نصب دوربین مدار بسته وتجهیز محل دفاتر به امکانات ضد سرقت و کپسول آتش نشانی تأکید می گردد.( کد932و 657و646)
14 – در گزارش های ارسالی واحدهای ثبتی چنانچه موضوع از مصادیق ماده 25 قانون ثبت ومواد آئین نامه اجرائی اسناد معارض باشد بااشاره صریح به مورد اشکال مراتب را مشروحاً ومستنداً جهت طرح در هیأت محترم نظارت گزارش نموده وتصویر خوانا مدارک مورد نیاز واصل نقشه ترسیمی و در مورد بازداشت ورهن ونیز عدم تضییع حقوق غیر صراحتاً اظهار نظر نمایند( بند392 و394 و395 مجموعه بخشنامه های ثبتی)
15- برخی از واحد های ثبتی در ارسال آمار مورد نظر سازمان واین اداره کل با تاخیر وبعضاً آمارهای ارسالی راناقص اقدام نموده که موجبات پیگیری موضوع از طریق مراجع ذیربط و عدم پاسخگوئی به موقع توسط این اداره کل را فراهم نموده است مقتضی است به متصدیان مربوطه تذکر لازم داده شود با توجه به مفاد نامه ومحدودیت زمانی اقدامات لازم را معمول نمایند
16- حفظ ونگهداری دفاتر املاک ، تعویض پوشه های فرسوده پرونده های ثبتی و پرونده های پرسنلی همکاران و سران دفاتر اسنادرسمی و ازدواج و طلاق، فهرست ومنگه نمودن اوراق بر اساس تاریخ نامه ها و نصب اتیکت پرونده ها و بروزرسانی اطلاعات دفاتر املاک و ثبت به هنگام خلاصه معاملات و رعایت فرازهای 2 و3و5 دستورالعمل ثبت الکترونیکی خلاصه معاملات و داده آمائی پرونده های ثبتی و ثبت شرکتها ،اجرا و ثبت به موقع در سامانه های مربوطه مورد تاکید و نظارت بر حسن انجام امور توسط آقای رئیس ثبت الزامی است
17- ضمن رعایت اصل صرفه جویی از انجام هرگونه هزینه وخرید اقلام مورد نیاز واحد ثبتی خودداری وبا هماهنگی کارپردازی این اداره کل نسبت به تأمین نیازها از محل موجودی در انبار کارپردازی اقدام نمائید( بخشنامه شماره 2925/92/102- 4/2/92 ).ضمناً حفاظت و مراقبت از فضاهای اداری و امکانات و تجهیزات مورد تاکید می باشد
18-برابر بخشنامه شماره 190695/92-08/11/1392 ریاست محترم سازمان ثبت کد 489 مجموعه بخشنامه های ثبتی در خصوص اشخاص ممنوع المعامله لغو و سردفتران با توجه به بانک اطلاعات اشخاص ممنوع المعامله اقدام و از تنظیم و ثبت اسناد بر اساس اقرار و قبول مسئولیت طرف معامله اجتناب نمایند.
19-در خصوص تقاضای انتقال سردفتران و دفتریاران دستورالعمل بررسی تقاضای سردفتران اسناد رسمی جهت انتقال به دفاتر بلاتصدی (خصوصاً بند و دستورالعمل حوزه ثبتی هم تراز) مد نظر قرار گیرد و در صورت عدم انطباق با موضوع پاسخ سردفتر متقاضی توسط واحد ثبتی کتباً به نامبرده اعلام و از مکاتبات زائد که موجب اطاله وقت همکاران این اداره کل را فراهم می نماید خودداری گردد.
20- برابر بخشنامه 10387/34/1-19/03/1380 ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعضی از سردفتران ازدواج و طلاق دفترخانه تحت تصدی خود را برای انجام امور مربوطه در اختیار اشخاص غیر مسئول قرار داده و شخصاً در محل دفترخانه حاضر نمی شوند مقتضی است ضمن نظارت بر عملکرد دفاتر حوزه تابعه در صورت عدم رعایت موضوع مراتب را سریعاً به ثبت استان گزارش نمائید(کد 625 م.ب.ث)
21- نصب تعرفه قانونی حق التحریر سران دفاتر اسناد رسمی وازدواج و طلاق در معرض دید مراجعین با خط درشت و خوانا و بصورت متحدالشکل ، نصب تابلو سردفتر ، دفتریار و کارکنان دفترخانه با توجه به نمونه تصویبی سازمان (کد 479 م.ب.ث) ، جمع آوری تابلوهای غیر متعارف و ناخوانای دفاتر اسنادرسمی و ازدواج و طلاق و نصب تصاویر مقام معظم رهبری و حضرت امام (ره) در محل دفاتر اسنادرسمی و ازدواج و طلاق مورد تاکید می باشد.ضمناً اخذ هر گونه وجه مازاد بر تعرفه قانونی تخلف محسوب می گردد. (کد 726.م.ب.ث)
http://kh.ssaa.ir/Default.aspx?tabid=4080&ctl=Edit&mid=10841&Code=7465
مگر یک دفتر خونه چقدر می تونه هر روز بخشنامه و دستوالعمل اجرا کنه . اینهمه بخشنامه و دستوالعمل و دستورات بازرسی ثبت و بیمه و دارائی برای چه هست. ایرادات شکلی با تذکر قابل حل هستند. جلوی تخلفات و جعل اسناد و سفید امضای اتومبیل و بگیرین… حمایت از تنها بخش خصوصی که بدون هیچ مزد و مواجبی پاسخگوی همه ادارات هست ولی هیچکس ازش حمایت نمی کنه حتی کانون محترم…
که البته کانون و مسئولین محترم آن هم که هم مصونیت دارند و هم درآمد خوب و هم …
کاشکی حداقل از دفاتر اسناد رسمی هم در این جلسات دعوت به عمل می امد تا شاید که همه با هم متفق القول میشدیم به امید روزی که به قشر مظلوم دفاتر اسناد رسمی نگاه بهتری شود
سلام فعلا که دفترخونه ها شدن برده و نوکر اکثر ادارات و سازمان ها و همه هم توقع دارن و طلبکارند هیچکی نمیاد دلسوزانه بگه مشکلتون چیه ؟ مسئولین کانون و ثبت و سایر مسئولین ذیربط جواب بدهند چرا باید یک بنگاهی برای یک معامله ۴۵ میلیون تومان کمیسیون بگیره و همون آدمایی که ۴۵ میلیون پول دادن ۳۰۰ هزار تومان پول محضر با زور و منت و غرولند بدهند و تقاضای تخفیف داشته باشند ؟
با سلام بیشتر موارد به زمان بازرسی ارجاع داده شده در صورتیکه با مکانیزه کردن مجموعه بسیاری از بخشنامه ها بصورت اتوماتیک می توانست اجرا شود.
سلام استنباط بنده از نظرات ذیل الذکر این است که تجربه دوستان در درک معنای کانون که محل اجتماع همکاران است بسیار کم است چگونه است که ناراحتید از اینکه بی اجر و مواجب خود را نوکر ادارات بدانید و دلخور از این طرز نگاه هستید اما در همان موقعیت مدیران کانون و ثبت را نوکر خود میدانید در حالی که نام مدیران کانون که هیچ آدرس کانون را نیز نمیدانید عادت کرده اید مثل کسی که زحمت از خانه بیرون آمدن را بخود نمیداد ولی دست به پشت گربه میکشید تا بفهمید باران آمده یا نه !!!لذا لطفا گره ای بر گیوه زنید و با مراجعه به کانون با همفکری عزیزانی که به دلیل تواضشان تبلیغی نمیکنند به خود و دیگران یاری رسانید .
کاش اداره ثبت اسناد باهماهنگی دادگستری دردادگستری شعبه مخصوصی برای همکاران ایجاد میکرد تاباهمکاران درمراکز انتظامی مثل یک دزد یامعتاد برخوردنکنند
باسلام
سوال بنده از آقایان محترم این اینست که آیا تاحال برای خود ایشان پیش نیامده است که کاری ضروری پیش آید وبرابرمقررات مجبور به اخذمرخصی گردند.چگونه این بحث ۴۸ساعت توجیه خواهدشد.آیا واقعامی بایست ۴۸ساعت منتظر باشیم تا مرخصی صادر شود ونوش داروی بعد مرگ سهراب باشد؟مگر صدور یک مجوز مرخصی چقدر زمان دارد.
سلام علیکم:
یعنی سوال ما از همکاران محترم در ادار ثبت اینست که آیا واقعا سردفتران جزوارباب رجوع محسوب نمی شوند که مشمول تکریم قرارگیرند.چرا همیشه بعضی وستان فکر می کنند اگربرای انجام کاری زمان تعیین کنندارزش کارشان بیشتر نمایان می گردد.مثل استعلام ثبت شرکتهاکه رسما اعلام شده یک هفته بعد از استعلام پاسخ داده می شود.ویا در مورد مرخصی .مگر همکاری که نیاز به مرخصی ضروری داردچگونه می تواند۴۸ ساعت منتظر مجوز آقایان گردد.هرچند بعضی همکاران کم لطفی دارند ودرخصوص مرخصی های از پیش تعیین شده در آخرین لحظه اقدام می نمایند ولی قبول کنید که بعضی تقاضاهای مرخصی غیرمنتظره بوده سردفترناچارا باید مرخصی برود.
با سلام . یک دفترخونه میتونه بدون تنظیم اسناد رهنی و سایر اسناد مشمول تقسیم اسناد با روابط عمومی بالا و مردم داری آمار سند و درآمدش بالا باشه . قابل توجه مسئولین محترم.