دراجرای جز 3بند "و" ماده 46 قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه و بند "ب" ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام به طراحی و اجرای سامانه جامع ثبت شرکتها نموده است.
به گزارش روابط عمومی سازمان ثبت اسناد واملاک کشور، ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری مستند به قوانین و مقررات وضع شده، در 80 سال گذشته به صورت کاملا سنتی و غیر مکانیزه انجام می شد. به دلیل وجود آسیبهای متاثر از شیوه های سنتی گذشته، اقدام به شفاف سازی اطلاعات اشخاص حقوقی، فعلان و متقاضیان خدمات در این حوزه تحت پایگاه اطلاعاتی متمرکز از طریق اصلاح و بهبود فرآیندها و ارائه خدمات در محیط مجازی ضروری به نظر می رسید. لذا در راستای اصلاح فرآیندها و بهبود سیستم های موجود و نظر به تکالیف مقرر در جزء 3 بند "و" ماده 46 قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه و بند "ب" ماده 12 قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد، مبنی بر راه اندازی و ارائه خدمات الکترونیکی یکپارچه در پایگاه اطلاعات شرکتها و موسسات غیرتجاری، سامانه جامع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری طراحی و در تیرماه سال 92 راه اندازی گردید. این سامانه هم اکنون در تمامی مراکز استانهای کشور استقرار یافته است.
با راه اندازی این سیستم به صورت الکترونیکی و بدون مراجعه حضوری، تقاضای ثبت شرکت و موسسات و ثبت تغییرات، پذیرش می گردد و متقاضی از تمام فرآیند ثبت شرکت از طریق پیام کوتاه و پیگیری مستقیم از پرتال سازمان با استفاده از کد پیگیری مطلع می شود. از مزایا و دستاوردهای حاصل راه اندازی این سامانه، ایجاد بانک اطلاعاتی کامل شرکتها و موسسات غیرتجاری، حذف مراجعات حضوری، مدیریت یکپارچه سیستم ثبت شرکتها، پیشگیری از جعل و تخلفات در ارتباط با ثبت شرکتها و امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذیربط در خصوص ثبت شرکت می باشد.
برخی از ویژگی های مهم و کارکردی سامانه جامع ثبت شرکتها:
· نگهداری اطلاعات شرکت ها در پایگاه داده مرکزی سازمان
· امکان چرخش اطلاعات شرکت در داخل اداره ثبت شرکتها
· امکان جستجوی اشخاص ذینفع در شرکت جهت سابقه یابی
· امکان ارسال صورتجلسات به صورت الکترونیک از سامانه اینترنتی
· ارتباط برخط با پایگاه شناسه ملی اشخاص حقیقی جهت کنترل صحت اطلاعات
· وجود بانک اطلاعاتی شرکت ها
· ارسال پیامک و رایانامه به ذینفعان در مراحل مختلف ثبت شرکت یا صورتجلسات
· امکان پیگیری ثبت شرکت از طریق سامانه اینترنتی
· امکان مکاتبه مکانیزه بین ادارات ثبت شرکت
· امکان رصد متخلفین مالیاتی در صورت اعلام سازمان امور مالیاتی جهت ثبت شرکت
· پشتیبانی فنی متمرکز از سامانه
اهم دستاوردها و نتایج حاصل از راه اندازی سامانه ثبت شرکتها:
· یکسان سازی رویه ها با استفاده از روال های ایجاد شده توسط سامانه
· ایجاد تسهیل و تسریع در ارایه خدمات ثبت شرکت به ذینفعان و کاهش مراجعات حضوری
· پیشگیری از جعل و تخلفات در ارتباط با ثبت شرکت
· امکان نظارت و بازرسی برخط از ادارات ثبت شرکت
· امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذیربط در خصوص ثبت شرکت
· ارایه آمار و اطلاعات لازم به مراجع ذیربط به صورت برخط
· امکان ارائه اطلاعات برخط به مردم با استفاده از سامانه های اطلاع رسانی
