مدل کلان ایجاد دفتر الکترونیک سردفتر 

 

 

 

 

 

تنظیم سند و تهیه پیش نویس : این مرحله در مدل کلان ارائه شده دیده نمی شود ! لکن بعد از اینکه سند تنظیم شد ، از آن پیش نویسی تهیه می شود که اصحاب سند آن را می خوانند و امضاء می کنند و بعد به مرحله تنظیم سند و پرداخت هزینه می رسیم .

تنظیم سند و پرداخت هزینه : در این مرحله هزینه های سند پرداخت می شود و در حالی که هنوز شناسه یکتا اخذ نشده و نسخه ی نهایی سند چاپ نگردیده ، به مرحله اخذ اولین اثر انگشت می رسیم .

 

 

 

اخذ اولین اثر انگشت : در این مرحله هر یک از اصحاب سند که حضور داشت ، در حالیکه پیش نویس را خوانده و امضاء کرده ، اثر انگشت خود را به اسکنر می دهد . اثر انگشت این شخص در سامانه ضبط می شود . پس از اخذ اولین اثر انگشت ، درخواست شناسه و چاپ نسخه پشتیبان دفترخانه که حاوی اطلاعات مترجم ، معرف ، معتمد و … است ، صورت می گیرد .

 

 

 

درخواست شناسه و چاپ نسخه پشتیبان دفترخانه ( حاوی اطلاعات مترجم ، معرف ، معتمد و … ) : در این مرحله و پس از اخذ اولین اثر انگشت از اصحاب سند ، با استفاده از توکن سردفتر ، شناسه یکتا به سند تخصیص می یابد و نسخه پشتیبان دفترخانه چاپ می شود . این نسخه دارای شناسه یکتا و اطلاعات مترجم و معرف و معتمد و … ” حسب مورد ” می باشد .

 

 

 

امضاء توسط اصحاب سند : نسخه پشتیبان تهیه شده به امضای فردی که اثر انگشت خود را به اسکنر داده ، می رسد . وقتی باقیمانده اصحاب سند ، نسخه پشتیبان را مطالعه می کنند ، دو فرض پیش می آید !

 

 

 

-1- آنرا تایید نمی کنند ! در این حالت ، سند تنظیمی نیازمند اصلاح است . شناسه یکتا را باطل می کنیم و با ایجاد پرونده جدید ، سند را دوباره تنظیم می کنیم و بر می گردیم از مرحله تنظیم سند و پرداخت هزینه ، مسیر را ادامه می دهیم .

-2- آنرا تایید می کنند و نسخه پشتیبان را امضاء می کنند . در این حالت ، آثار انگشت بقیه اصحاب سند اخذ می شود .

اخذ آثار انگشت بقیه اصحاب سند : افرادی که نسخه پشتیبان را امضاء کرده اند ، آثار انگشت خود را نیز به اسکنر می دهند . با فرض اینکه تمام افراد ، نسخه پشتیبان را امضاء کرده اند و آثار انگشت خود را نیز به سامانه داده اند ، به مرحله امضای الکترونیک دفتریار می رسیم .

 

 

 

امضای الکترونیک دفتریار : پدیده نوظهور امضای الکترونیک دفتریار که از ملزومات دفتر الکترونیک است ، قبل از تائید نهایی سند ، جایگاه خود را یافته است .

 

 

 

 

در این مرحله ، دفتریار ، توکن خود را به سیستم وصل می کند تا سردفتر بتواند سند تنظیمی که نسخه ی پشتیبان آن به امضای اصحاب سند رسیده و تمام ایشان آثار انگشت خود را از طریق اسکنر به سیستم داده اند ، تائید نهایی کند .

 

 

 

 

 

درج توضیحات و امضای الکترونیک سردفتر ( تائید نهایی سند ) : پس از طی مراحل بالا و با تخصیص شماره ترتیب به سند ، سردفتر ، سند را تائید نهایی می کند و به این ترتیب ، سند در دفتر الکترونیک به ثبت می رسد .

 

 

 

 

 

ثبت در دفتر الکترونیک : پس از تخصیص شماره ترتیب به سند ، سیستم نسبت به وجود معرف ، مترجم ، معتمد ، نماینده دادستان در سند پرسش می کند که چنانچه پاسخ خیر باشد ، سند در دفتر الکترونیک ثبت می شود و اگر جواب ، بلی باشد ، توضیحات مربوط به اشخاص معرف و مترجم و معتمد و نماینده دادستان نیز در دفتر الکترونیک به ثبت می رسد و نهایتا به مرحله چاپ سند می رسیم .

 

 

 

 

 

 

 

چاپ سند و تحویل به اصحاب سند ( با امضای دفتریار ، سردفتر و مهر دفترخانه ) : با اتمام عملیات فوق الذکر که صرفنظر از توضیحات مفصل این نوشتار ، بسیار کوتاه و ساده است ، سند چاپ می شود و به اصحاب آن تقدیم می گردد .

 

 

 

همانطور که در شرح این مرحله مشاهده می کنید ، این سند فاقد امضای متعاملین و اصحاب سند خواهد بود و فقط به امضای سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه می رسد . لکن نکته ی مهم و قابل توجه برای همکاران این است که آثار انگشت ماخوذه از افراد ، روی این برگ منقوش است !!!

دفتر الکترونیک به اقتباس از دفتر جاری ، ستون ملاحظات هم دارد و تمام اقداماتی که به صورت سند تبعی یا خدمت تبعی و یا شرحی در ملاحظات صورت گیرد ، به صورت خودکار در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک ثبت می شود .

تهیه وتنظیم جناب آقای جمشیدی سردفتر محترم دفترخانه 555 تهران و مدیر محترم سایت بنچاق

نقل از سایت بنچاق