صورتجلسه سی و دومین جلسه هیات مدیره دوشنبه 22 آبان 1396
دستورات جلسه :
١- رسیدگی به مشکلات اجرایی تقسیم اسناد و بررسی پیشنهادات کمیته تقسیم اسناد
٢- بررسی نحوه تصمیم گیری در هزینه کرد بودجه
شرح مذاکرات و مصوبات:
١- مشکلات اجرایی طرح تقسیم اسناد و راهکارهایی جهت اجرای مطلوب تر طرح تقسیم اسناد توسط کمیته تقسیم اسناد ارائه گردید لذا با بررسی پیشنهادات مختلف مقرر گردید اولاً: اولویت توزیع اسناد ابتدائا با دفاتر با تحریر کل زیر 15 میلیون و در مرحله دوم زیر 20 میلیون تومان باشد.ثانیاً : طی نامه ای نحوه اجرای طرح و انتظارات کانون از بانکها بانضمام مصوبه کمیسیون تقسیم اسناد برای سرپرستی شعب بانک های دولتی و دادستانی مشهد جهت استحضار و اقدام لازم ارسال شود.ثالثا : قبل از ارسال اسناد انتقال اجرایی با دفتر خانه مقصد هماهنگ و در صورت تمایل دفترخانه نسبت به ارجاع سند اقدام شود. رابعاً : کمیته IT موظف گردید ظرف سه روز نسبت به طراحی نرم افزار اکسل کاربردی اقدام نماید و زین پس توزیع و ارجاع اسناد و ثبت تمامی اطلاعات مرتبط در نرم افزار مزبور صورت گیرد تا امکان مدیریت صحیح و بررسی آماری تقسیم اسناد ، سهولت بیشتری پیدا نماید.
٢- از آنجا که هزینه های جاری و برخی دیگر از هزینه های انجام شده از ابتدای شروع بکار کانون سوم تا کنون با نظر خزانه دار و تایید ریاست هیئت مدیره انجام گرفته و از طرفی بنابر اعلام حسابدار کانون تهران ، امضاء تمامی اعضاء هیئت مدیره ذیل صورتهای مرقوم ، جهت تایید کانون تهران مورد نیاز میباشد ، لذا مقرر گردید تمامی اعضاء ، صورتهای مزبور را تا این تاریخ امضاء نمایند و زین پس بجز هزینه های جاری (که بر اساس تنخواه گردان مصوب که توسط مسئول خرید مشخصی که تعیین می گردد انجام خواهد شد) سایر هزینه ها ابتدائاً با رعایت تشریفات معمول از قبیل ارائه پیش فاکتور و غیره به تصویب هیئت مدیره رسیده و سپس به انجام برسد .
خسروی-دبیر کانون سردفتران و دفتریاران استان خراسان رضوی
