ثبت الکترونیک اسناد در دفترخانه ها (چرا گرفتار سند اینترنتی شدیم؟)

ایستگاه شلوغ است. مرد بلند بلند و عصبانی حرف می زند. می گوید این چه وضعی است آخر؟ زنگ می زدیم به دفترخانه ای که همیشه کارهایمان را انجام می دهد. تلفنی کارمان را می گفتیم و بعدش می رفتیم دفترخانه. چند دقیقه می نشستیم. اسناد و مدارک را می آوردند. تند و تند چند ورق و دفتر بزرگ را امضا می زدیم بعدش ثبت با سند برابر است و امضا و بعد هم سند را تحویل می گرفتیم و می رفتیم پی کارمان. حالا اما اوضاع عوض شده است. کار را بیخود طولانی کرده اند. آنلاین! آنلاین! یکبار می گوید باید صبرکنی تا شماره ملی ات را کنترل کنند و با تاریخ تولدت که با روز و ماه و سال تکمیل شده است تطبیق بدهند و در سیستم شان بزنند ببینند ثبت احوال تایید می کند یا نه؟ بعدش کنترل کنند که ثبت احوال تایید کند نمرده باشی. انگار دکتر شده اند و سند و من و خریدار و فروشنده و همه را یکی یکی معاینه می کنند! بعد می گویند منتظر بمان تا سندت را در سیستم اینترنتی ثبت کنیم. بعد می گویند صبر کن تا شناسه برایت بگیریم. این شناسه دار شدن سندها هم برای خودش قصه ای شده است. نمی دانم آبمان نبود؟ نانمان نبود؟ اینترنتی شدن سندها دیگر چی چی بود که این وسط اضافه شد به روزگارمان !

زن کنار دستش، از حرفهای مرد آشفته می شود. می گوید کار دفتر و دفترخانه ربطی به سرعت ندارد. هرچه بی سرعت تر اما دقیق تر کارشان را انجام بدهند خیال من و شما راحت تر است. وگرنه سرنوشت خیلی ها مثل من می شود که چند سال پیش، آن روزی که فروشنده با عجله ی بسیار مرا به دفترخانه برد و از بس عجله کرد نفهمیدم چطور من هم با او همراه شدم و با هزار اصرار و خواهش و تمنا دفترخانه را مجبور به تنظیم سند هول هولکی کردیم و در عوض من برای یک عمر در به در شدم. ای کاش این چیزهایی که می گویی از همان زمان بود و دفترخانه فهمیده بود فروشنده مرده است و آن مرد، مالک واقعی نیست و هم من و هم دفترخانه گرفتار آن شیاد نمی شدیم…

اما واقعیت چیست؟ چرا گرفتار سند اینترنتی شدیم؟ سندهای تایپ شده ی قدیمی چه فرقی با سندهای تایپ شده ی اینترنتی جدید دارد؟ آیا در مقابل وقتی که برای تنظیم سند و عبور از پروسه ی اینترنتی می گذاریم، چه تفاوتی در نتیجه حاصل می شود و چه عایدی برایمان دارد؟ آیا نتایج و دستاوردهای ثبت آنی، آنقدر چشمگیر هست که قابل تامل باشد؟
 

پایان دوران سنتی تنظیم سند، دوران دست نگاری و جوهرنویسی
برای بررسی زوایای این موضوع بد نیست نگاهی کوتاه داشته باشیم به اینکه سند تا پیش از اینترنتی شدن چگونه تنظیم می شد. به تعبیری شاید بتوان دوران تنظیم سند را به دوران سنتی و جدید و نوین تقسیم کرد. دوران سنتی، دوران دست نویسی اسناد. و دوران جدید و نوین، دوران کامپیوتری شدن و عبور از تنظیم اسناد دستی.

دوران سنتی، دوران جوهر و قلم
از سالیان سال پیش شیوه ثبت سنتی به صورت دست نویس و جوهر نگار بود. اسناد توسط محضرداران اسناد رسمی به صورت دستی تنظیم و نگارش می شد و تمام اسناد بر روی ورقه های مخصوص سند و بعد در دفترهای بزرگ و جوهر نویس دفترخانه ها بازنویسی می شد و تنها مرجع استعلام از اتفاقات درون اسناد رسمی، همان دفتر بزرگ سنتی دفترخانه ها بود. یک نسخه از سند تنظیم شده به دست ارباب رجوع سپرده می شد و یک نسخه هم به عنوان بایگانی در دفترخانه حفظ می شد. رونویسی از اسناد نیز در دفاتر بزرگ مخصوص به عنوان منبع نهایی این اسناد تنظیم شده، در بایگانی دفترخانه ها قابل دسترسی بود.
 

دوران جدید تنظیم اسناد، دوران کامیپوتری شدن دفترخانه ها اما آفلاین
با ورود کامپیوتر و سیستمهای الکترونیکی به امور اداری کشور، دفترخانه ها نیز وارد عرصه نوینی از سندنویسی شدند و با مکانیزه شدن دفاتر، کامپیوتر و نرم افزارهای داخلی نیز به شیوه ی سندنویسی افزوده شد، این نرم افزارهای جدید اگرچه که از یک دیدگاه به عنوان بایگانی بخشی از محتویات اسناد نیز کاربرد داشتند لیکن این برنامه های داخلی کامپیوتری دفترخانه ها، جزایر پراکنده ای بودند که نه امکان اتصال اطلاعات انباشته شده در کامپیوتر هر دفتر با سایر دفترخانه ها وجود داشت، و نه سیستم ایمنی برای حفاظت از اطلاعات ذخیره شده ی درون هر دفتر بود. چرا که تمام این اطلاعات، در معرض کلیه مخاطراتی قرار داشت که به طور عام و معمول در کمین سیستمهای کامپیوتری بوده و هست و اگرچه که دفترخانه ها کامپیوتری شده بودند و با تنظیم اسناد در برنامه های تخصصی محضرها، هم تنظیم سند راحت تر بود هم پرینت متون تایپ شده وحدت شکلی به اسناد داده بود اما این بایگانی های کامپیوتری نیز منبع تضمینی برای مراقبت از اطلاعات دفترخانه که به زحمت تدوین و نگهداری می شد نبوده و نیست.

 ورای از این مسائل، استعلامات و مستنداتی که برای تنظیم هر سند لازم بود، اعم از اطلاعات طرفین، استعلام ثبت، اطلاعات بازداشتی و ممنوع المعامله ها و حتی اطلاعات اسناد قبلی که سند فعلی بر پایه ی آنها تنظیم می شد نه دقیق و به روز بود و نه به هیچ وجه قابل ارزیابی از حیث صحت و اصالت بود. بنابراین دفترخانه بنا بر اصل صحت، و با توسل به قوه تجربه و دقت، اصالت یا عدم اصالت اسناد و مدارک را احراز می کرد ولی برای ارزیابی صحت مندرجات اسناد سجلی و مالکیتی افراد، به صورت لحظه ای، راهی وجود نداشت. سند تنظیم می شد و بار مسولیت احراز هویت و اصالت مدارک با تمام دقتی که در تنظیم سند می شد، باز به عهده دفترخانه می افتاد و طرفین سند نیز هریک به سوی زندگی خویش می رفتند.

وقتی این برنامه ها به محضرها ورود پیدا کرد و امتیازی برای احراز هویت و اصالت اسناد و مدارک و کنترل بازداشتیها و ممنوع المعامله ها نداشت (که بار اصلی مسولیت دفترخانه است و بیشترین انرژی و فشار روانی را برای دفترخانه دارد) پس تمام مزیت کامپیوتری شدن دفترخانه ها در این برنامه های آفلاین فقط در این منحصر بود که اپراتور دفترخانه صرفا این اطلاعات را وارد برنامه کند و کل متن سند را نیز تایپ و در سربرگ اسناد رسمی پرینت و برنامه ی مربوطه، اطلاعات تنظیم اسناد را به صورت بایگانی نیز در خود نگهداری می کرد و بس.

و این همان نقیصه بزرگ تنظیم اسناد به شیوه ظاهرا نوین، اما در باطن، با اطلاعات قدیمی و بدون پویایی بود. با اشکالاتی سرشار، اعم از به روز نبودن اطلاعات بایگانی بازداشتیها و ممنوع المعامله ها که توسط شرکتهای واسطه در اختیار دفاتر قرار می گرفت و بعضا تا روزها و حتی یک هفته قبل به روز نشده بود.
 
 
 
دوران نوین تنظیم اسناد، عصر طلایی ثبیت سند رسمی
حالا اما کل اسناد به جای نرم افزارهای داخلی دفترخانه ها و شبکه های درونی هر دفتر، در یک شبکه ی رسمی کشوری که زیر نظر مدیریت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و در سامانه ای آنلاین تدوین می شود. در گام اول مشخصات افراد سند از طریق بررسی در پایگاه اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق داده می شود و این گام اول اطمینان بخش در تنظیم اسناد در شیوه ی نوین، در بخش عصر طلایی آنلاین تنظیم اسناد است.

 با این حساب، از این پس افراد با هویت های موهوم قادر به تنظیم سند در دفترخانه ها نیستند. چرا که پایگاه ثبت احوال به دفترخانه تذکر می دهد که چنین فردی وجود خارجی ندارد. و یا تنظیم سند برای افراد متوفی نیز ملغی می شود. چرا که ثبت احوال در همان لحظه ی تنظیم سند، به دفترخانه تذکر می دهد که روزی یا ساعتی یا دقایقی پیش این فرد متوفی شده است.

اسناد مورد استناد برای تنظیم سند به صورت آنی و در همان سامانه الکترونیکی تطابق داده می شود و اسناد باطل شده به دفترخانه هشدار داده می شوند.
این تطابق اسناد قبلی دفترخانه ها آنهم به صورت آنلاین و لحظه ای دو مزیت بزرگ دارد.  بدین صورت که اگر دفتری با وجود استنادات باطل شده اقدام به تنظیم سند کند، هشداری از سوی برنامه دریافت می کند که تنظیم این سند با وجود این مشکل روبروست. 1-اگر تذکر مربوطه در خصوص مشکل محرزی باشد اصولا دفترخانه از تنظیم سند بر روی آن اسناد، امتناع می کند. و اگر در موارد معدودی نیز چنین اقدامی را انجام دهد تخلف دفترخانه ای که با اراده، و تایید سردفتر اقدام به تخلف می کند نیز محرز می شود و قابل پیگیری است 2- با توجه به بار سنگین مسولیتهای دفترخانه، و حساسیت سردفتران در تنظیم اسناد پرمسولیت، و با توجه به پیچیدگیهایی که تنظیم اسناد دارد، با این تطابقها و تذکرات سیستم الکترونیکی تنظیم اسناد، دیگر دفترخانه ها ناخواسته و از روی بی اطلاعی، گرفتار اسناد باطل شده یا معیوبی نمی شوند که تا پیش از این امکان ارزیابی و اطلاع آنها از بطلان آنها وجود نداشت و با تذکر آنلاین، اقدام به مبادرت سند جدید بر روی سند قبلی نمی کنند.

اطلاعات اسناد و صحت مندرجات اسناد ملک به صورت الکترونیکی از سامانه سازمان ثبت استعلام و پاسخ دریافت می دارد
در این بخش که کلیه مستندات و موارد مورد استناد سند بررسی می گردد. اگر اطلاعاتی از آن سند و سوابق آن در سایر دفترخانه ها وجود داشته باشد، به صورت آنلاین در این بایگانی پیوسته ی کشوری، جستجو و تطابق داده می شود و در خصوص موارد مغایرت محتویات این اسناد به سردفتر تذکری نمایش داده می شود تا دفاتر با علم و اطلاع از رویدادهای سند، اقدام به تنظیم نهایی آن بنمایند. وکالت های باطل شده و عقود فسخ شده به سردفتر تذکر داده می شود و بدین ترتیب خلل های مترتب بر سند رسمی یکی پس از دیگری رفع می شوند. بحث اصالت اسناد و احراز مالکیت اسناد به صورت الکترونیکی با سازمان ثبت تطابق داده می شود و استعلام الکترونیکی که دفترخانه به ادارات ثبت می فرستد به صورت الکترونیکی و آنلاین پاسخ صحت  و اصالت اسناد را دریافت می کند.

کنترل افراد ممنوع المعامله به صورت آنلاین و لحظه ای
افراد ممنوع المعامله و املاک و اسناد بازداشتی به صورت لحظه ای به سامانه ثبت الکترونیک اسناد افزوده می شوند و دفترخانه ها به جای اینکه با پرداخت هزینه های سنگین، با تاخیر بخشنامه ها و موارد ممنوع المعامله و بازداشتی را از شرکتهای واسطه خریداری کنند و در اختیار داشته باشند، حالا به صورت برخط، از این اطلاعات آگاه می شوند و حتی اگر فردی دقایقی پیش ممنوع المعامله شده باشد دفترخانه قادر به دریافت اطلاعات مربوطه است و می تواند با اطلاع لحظه ای از اشخاص ممنوع المعامله و بازداشتیها با امتناع از تنظیم اسنادی که طرفین آن، نامشان در این لیست هست، خود را  و طرف مقابل آن سند را از دردسر وحشتناکی که احتمالا بدان مبتلا می شد ، برهاند.

 ثبت اکترونیکی اسناد،جایگزین مناسبی برای ثبت وقت گیر و خدشه پذیر دفاتر بزرگ دفترخانه هاست
شناسه گرفتن اسناد در شیوه جدید بدان معناست که سندی که تنظیم می شود، همانوقت به جای برنامه ی داخلی دفترخانه بر روی سیستم کشوری ثبت می شود. ثبتی ماندگار. که هیچ یک از آفات دفترهای بزرگ را ندارد. نه آتش می گیرد و نه ریختن آب و مایعات، محتویات آن را زائل می کند و نه به سرقت می رود. ثبت الکترونیکی اسناد رسمی، جانشین دفترهای بزرگ ثبت اسناد خواهند شد و حتی اگر به موازات آن دفاتر بزرگ نیز فعال باشند پشتوانه متمرکز، کشوری، قدرتمند، و غیر قابل خدشه ای هستند برای اسناد رسمی تنظیمی در سراسر کشور، که می تواند ضامن بی رقیبی برای حفظ و نگهداری از اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی از سال 1392 به بعد باشد. از این روست که می توان عصر نوین سند نویسی آنلاین در دفترخانه های اسناد رسمی را عصر طلایی ثبت سند رسمی دانست.
 

حالا با این تفاسیر باید مروری بر مزایای تنظیم سند در این شیوه نوین داشته باشیم و با نگاهی بر این مزایا، در مقابل مدت زمان اندکی که به زمان تنظیم سند افزوده شده است به قضاوت بنشینیم که آیا شیوه ی نوین تنظیم اسناد، متضمن منفعت ماست یا خیر؟

http://www.parsine.com/fa/news/179446/%DA