معرفی سامانه های الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور(1)؛سامانه ثبت الکترونیکی اسناد رسمی

بوسیله مدیر سایت در تیر ۲, ۱۳۹۳ 0

یکپارچگی و تمرکز اطلاعات ورودی مورد نیاز سازمان ثبت و دفاتر اسناد رسمی و ارتباط بر خط پایگاههای اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی از ویژگیهای مهم سامانه ثبت الکترونیکی اسناد رسمی می باشد.

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اجرای تکالیف قانونی مندرج در بند "و" ماده 46 و بند "م" ماده 211 قانون برنامه پنجم توسعه کشور و نیز بند "ج" ماده 12 قانون ارتقای سلامت نظام اداری و مبارزه با فساد و همچنین در راستای سیاست های کلان سازمان از جمله "شفاف سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی"، "ایجاد تسهیل و تسریع در ارایه خدمات ثبتی به ذینفعان و کاهش مراجعات حضوری" و "ارتقای نظارت، بازرسی و پاسخگویی"، اقدام به تولید و استقرار سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی) نمود.

به گزارش روابط عمومی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، طی بیش از یکصد سال فعالیت دفاتر اسناد رسمی، اسناد تنظیمی بصورت دستنویس صادر می گردید که این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب هایی نظیر امکان جعل اسناد، عدم شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی و وجود میلیونها مکاتبه کاغذی فی مابین دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت و عدم دقت در این مبادلات، همچنین وجود شبکه های دلالی و مفاسد ناشی از آن، مستلزم واکاوی و بازنگری بود. امکان اخذ برگه های سفید امضاء و تحریر بعدی متن سند، صدور اسناد و اخذ امضای اسناد به تاریخ مقدم یا موخر، تغییر ارکان سند با توضیح در متن و حاشیه، تنظیم سند با وکالتنامه های باطل شده براثر فوت موکل یا عزل وکیل، تنظیم سند به نام متوفی با اخذ امضا از فرد دیگری به جای وی، تنظیم سند با اسناد هویتی مجعول یا باطل شده، ثبت سند بدون استعلام از ثبت، از بین بردن یا از بین رفتن اوراق دفاتر و پرونده ها از طریق آتش سوزی، سرقت، رطوبت، … استفاده از فیش های هزینه به صورت تکراری، صدور سند بدون ثبت در دفتر و هرگونه سابقه بایگانی، امتناع از ارسال خلاصه معامله و رونوشت تقسیم نامه، عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر یا مبالغ دریافتی در سند و تاخیر در پرداخت وجوه عمومی از دیگر معایب روش سنتی ثبت اسناد رسمی به می باشند.

مطالعات تحلیل و طراحی سامانه ثبت الکترونیک اسناد از اسفند ماه سال 1389 آغاز و خروجی های فاز مطالعه، از فروردین سال 1391 در کارگروه های مختلفی که با همکاری کارشناسان خبره حوزه های اسناد و املاک و نیز نمایندگان کانون سردفتران و دفتریاران تشکیل گردیده بود، مورد بحث و بررسی قرار گرفت و پس از نهایی شدن، جهت تولید نرم افزار به تیم مربوط تحویل گردید. اجرای آزمایشی سامانه در دو مرحله صورت پذیرفت. در مرحله اول، از آبان 1391 که با همکاری 11 دفترخانه در تهران به انجام رسید و در مرحله دوم از 92/5/20، که امکان استفاده آزمایشی برای کلیه دفاتر اسناد رسمی کشور فراهم گردید و در تاریخ 92/6/26 به صورت رسمی در بیش از 7 هزار دفتر اسناد رسمی مورد بهره برداری قرارگرفت که بی شک یکی از مهمترین اقدامات این سازمان در حوزه فنآوری اطلاعات است.

در این راستا آموزشهای لازم با همکاری کانون سردفتران و دفتریاران ارائه گردیده و مرکز میانی صدور گواهی امضای الکترونیک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راه اندازی و بیش از 7000 گواهی امضای الکترونیک برای سردفتران صادر گردید.

راه اندازی بانک اطلاعات بخشنامه های ثبتی شامل اطلاعات افراد ممنوع المعامله، محجور و …، راه اندازی بانک اطلاعات سردفتران و دفتریاران، برقراری ارتباط بر خط با پایگاه اطلاعات هویتی ثبت احوال و پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی و همچنین تولید و استقرار سامانه پاسخ الکترونیکی به استعلامات و اعلام وضعیت املاک و سامانه ثبت الکترونیک خلاصه معاملات و … از اهم اقدامات انجام شده برای بهره برداری مناسب از سامانه ثبت الکترونیک اسناد به شمار می رود.

با اجرایی شدن سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و صدور تمامی اسناد رسمی و همچنین ارایه خدمات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی، از طریق این سامانه به صورت متمرکز انجام می پذیرد. در مجموع 64 نوع سند رسمی شامل انواع اسناد بیع، صلح، وکالت، رهنی، اجاره، تقسیم نامه، اقاله، تعهدنامه، اقرارنامه و سایر انواع اسناد در این سامانه طراحی شده است. همچنین خدمات ثبتی فک رهن، فسخ سند، عزل وکیل،استعفای وکیل، اجراییه، اخطاریه، گواهی عدم انجام معامله و قبض سپرده، از طریق این سامانه، ارایه می گردد.

برخی از ویژگی های مهم و کارکردی ثبت الکترونیک اسناد:

· یکپارچگی و تمرکز اطلاعات ورودی مورد نیاز سازمان و دفاتر اسناد رسمی مانند اطلاعات پایه انواع اسناد، کلیشه ها، …، و سهولت در نسخه گذاری سامانه به صورت مرکزی و عدم نیاز به مراجعه به یکایک دفترخانه ها.

· ارتباط برخط با پایگاه اطلاعات سردفتران به جهت استفاده از اطلاعات به روز سردفتران و وضعیت فعالیت و صلاحیت آنان(فعال/ اصیل/ کفیل/ منفصل/ ….).

· ارتباط برخط با پایگاه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی جهت کنترل صحت اطلاعات اشخاص سند و در قیدحیات یا ممات بودن وی.

· ارتباط برخط با پایگاه شناسه ملی اشخاص حقیقی جهت کنترل صحت اطلاعات شرکت ها و مؤسسات غیرتجاری و سایر اشخاص حقوقی و پایا یا منحل بودن آنها.

· ارتباط برخط پایگاه اطلاعات بخشنامه های ثبتی مانند افراد ممنوع المعامله، محجورین، اسناد فاقد اعتبار،…

· استفاده برخط از مرکز گواهی امضا الکترونیک سازمان جهت تشخیص هویت و اصالت سردفتر امضاء کننده سند الکترونیکی.

· محاسبه اتوماتیک هزینه های سند براساس تعرفه های مصوب و مقررات مرتبط.

· انجام کنترل های سیستمی لازم در فرآیند تنظیم اسناد.

· امکان نظارت برخط بر فعالیت صدور اسناد دفاتر.

· ارایه آمار و اطلاعات لازم به مراجع ذیربط به صورت برخط یا تحریر برخط.

· پشتیبانی فنی متمرکز از سامانه.

· امکان اطلاع رسانی از وضعیت صدور سند به صورت پیامک و نیز از طریق پورتال.

· امکان اصالت سنجی اسناد صادره به صورت برخط از طریق پورتال سازمان.

اهم دستاوردها ونتایج حاصل از ثبت الکترونیک اسناد:

· شفاف سازی نقل وانتقالات ومعاملات رسمی

· ایجادتسهیل وتسریع درارایه خدمات ثبتی به ذینفعان وکاهش مراجعات حضوری

· پیشگیری ازجعل وتخلفات درارتباط با اسناد رسمی و درنتیجه کاهش ورودی پرونده های قضایی

· ارتقای سلامت اداری درحوزه اسناد رسمی

· پیشگیری ازبروز اشتباهات در صدوراسناد رسمی

· ارتقای نظام حفظ و نگهداری از اسناد رسمی

· ارتقای قابلیت اعتماد به اسناد رسمی

در شکل چاپی، در اسنادی که با استفاده از این سامانه صادر می شوند، تمامی اقلام اطلاعاتی، به صورت دسته بندی شده و در قالب جداول سامان یافته ارایه شده است. بخش های اصلی مندرج در شکل چاپی، به شرح زیر است:

· اطلاعات اصحاب سند به تفکیک سمت

· اطلاعات مورد ثبتی (مورد معامله، مورد وکالت، مورد تعهد، مورد رهنی و …)

· اطلاعات مبلغ سند (مبلغ مورد معامله، مال الصلح، میزان تسهیلات و …)

· اطلاعات مستندات مالکیت

· اطلاعات مستندات و مجوزهای مربوط به تنظیم سند

· شرایط و متون حقوقی

· اطلاعات هزینه های قانونی تنظیم سند