نظر به اینکه نرم افزار موجود در سیستم الکترونیکی ارسال استعلام ثبتی دارای معایبی است که موجب طولانی شدن فرآیند استعلام و اتلاف وقت هماران میگرددلذا بنده ناگزیر مواردنقص کلی را که در مرحله اول اصلاح آن ضرورت داشت از طریق ریاست کانون سردفتران تهران به واحد فن آوری اطلاعات ارسال و رونوشت آن را به مدیریت محترم اداره کل ثبت اسناد استان یزد جهت پیگیری ارجاع تا شاید هرچه سریعتر اقدامی صورت گیرد
متن موارد درخواستی ذیلا تقدیم حضور همکاران میگردد تا هکدام معایبی را احساس نموده اند به تهران منعکس نمایند
ریاست محترم هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران
احتراما" و با سلام و ادب همانگونه که استحضار دارید سیستم ارسال الکترونیکی استعلام ثبتی در حال حاضر در بسیاری از دفاتر نصب و راه اندازی گردیده و از طرفی بعض از نقائص موجود بخصوص بخش نرم افزاری موجب کندی روند عملی آن گردیده است که اصلاح بخشهائی از برنامه ضروری است
این حقیر از سال 1372 دفتر تحت تصدی را به رایانه مجهز نموده و حضرتعالی بیش از هرکسی واقفید با هرطرح و پروژه الکترونیکی که دفاتر اسناد رسمی و عملیات ثبتی را به روز نماید و قدمی به سمت ثبت نوین و مکانیزه شدن و الکترونیکی فرآیندهای تنظیم سند بردارد موافق و استقبال مینمایم مشوق همکاران نیز در اینخصوص بوده و هستم و اعتقاد دارم باید و ضروری است در این دوره گذار از سبک و سیاق سنتی و دستی به الکترونیکی هزینه های جسمی و روحی و مالی زیادی پرداخت و در این راستا بایستی با تحمل مشکلات این راه پر فراز و نشیب را پیمود
در بیابان گر بشوق کعبه خواهی زد قدم سرزنشها گرکند خارمغیلان غم مخر
آنچه موجب تحریر و تصدیع اوقات شریف با وجود مشغله زیاد حضرتعالی گردید بیان مشکلات و معضلاتی است که به عقل ناقص حقیر قابل حل و رفع است و طرح و ارائه آن از طرف جنابعالی بدین جهت که اولا" مورد وثوق ریاست مترم و متصدیان فن آوری اطلاعات و انفورماتیک سازمان ثبت هستید و ثانیا" ناشناس بودن بنده نزد بزرگواران محتمل ایجاد ذهنیت و تداعی نوعی مقاومت در مقابل پدیده جدید بنماید لذا درراستای پیشبرد و سریعتر فراگیر شدن برنامه موارد زیر بعنوان پیشنهاد تقدیم استدعا دارد با قید فوریت منعکس تا هرچه سریعتر با اصلاح آن با سهولت بیشتر بتوانیم به نقطه مطلوب برسیم
پیشنهادات :
1-در برنامه و نسخه فعلی برای ارسال استعلام بایستی دو قسمت (ملک – مالک) تکمیل و اطلاعات مختلفی در فیلدهای متعدد توسط سردفتر وارد شود که صرفنظر از مشکلاتی که از حیث تکرار بعضی از اقلام اطلاعاتی و حروف فارسی در جستجو و غیره دارد با معضل عدم ذخیره آن در سیستم دفترخانه روبرو هستیم و علی رغم ورود اطلاعات پلاک معین (با شماره فرعی و اصلی و بخش و حوزه ثبتی و مساحت و کد پستی و غیره) و اطلاعات مالک (ازشماره ملی و شناسنامه و سایر مشخصات فرد حقیقی و حقوقی) مجددا برای اجلاد دیگر مشاعی همان پلاک با همان مالک یا مالکین دیگر – به دفعات اطلاعات یکسان قبلی را وارد نمائیم که علاوه بر اتلاف وقت موجب افزایش اشتباه تایپی نیز میگردد لذا پیشنهاد میگردد
الف: ترتیبی داده شود تا این اطلاعات در سیستم ذخیره و قابل بازیابی گردد و حداقل آخرین اطلاعات وارد شده در هر فیلد با دبل کلیک قابل رویت و استفاده گردد و در مراحل بعدی با وارد کردن شماره پلاک یا ثبت ملک یا هرگزینه دیگر و جستجو اطلاعات داده شده قبلی توسط این دفتر یا دفاتر دیگر قابل استفاده گردد بدیهی است این اقدام میتواند در ذخیره وقت و دقت نظر کاربران موثر و موجب دلگردمی همکاران در پیشبرد اهداف کلان سازمان باشد
ب: اطلاعات ارسال شده گاها ممکن است به دلایل مختلف با پیام واحد ثبتی رد و جهت رفع نقص اعاده شود که متاسفانه رکورد مربوطه قابل اصلاح و ارسال مجدد نیست و بازنویس مجدد این اطلاعات که قبلا درج و ارسال گردیده کاری اضافه و شاق است پیشنهاد میگردد اگر چنانچه میسر است و به صلاح میباشد ترتیبی داده شود تا اولا" در قسمت پیامها بخش دیگری بنام اقدام بعدی دفترخانه ایجاد تا دفتر بتواند درصورتیکه اقلام اطلاعاتی وی با سند مالکیت موجود تطبیق دارد در این قسمت توضیحاتی به واحد ثبتی ارسال و در صورت نیاز به اصلاحات همان رکورد را ویرایش و اصلاح و با قید تاریخ تصحیح به واحد ثبتی ارسال مجدد نماید (البته میتواند برای تشخیص بهتر با یک ایکون دیگر یا تغییر رنگ همراه باشد) ثانیا"در صورتیکه بنا به دلایلی اینکار مورد قبول نباشد بتوان آن رکورد را تحت یک رکورد جدید با تمام اطلاعات موجود کپی نماید و سردفتر تغییرات را در این رکورد جدید اعمال و با تعیین همان شماره اندیکاتور (چون دادن شماره جدید با عنایت به هزینه های بخش خدمات ثبتی هزینه مشتری و مشکلات دفتر را افزایش میدهد) ولی با تاریخ جدید به واحد ثبتی ارسال نماید
ج: برای مراحل آتی در این قسمت امکان ارسال و ضمیمه کردن فایل ایجاد گردد تا در موارد ضروری بتوان صفحاتی از سند مالکیت یا کارت ملی مالک یا فسخ نامه و غیره را اسکن و یا توضیحاتی را طی نامه به واحد ثبتی ارسال و مراحل بررسی و تائید و پاسخ را کوتاه نماید
2-کارتابل موجود برای هردفتر گرچه با فیلترهای مختلف دسترسیها را آسان نموده لکن بسته به نوع دفاتر از حیث تراکم کاری و معاملات ملکی با سرعت پر میشود و رویت و جستجو را مشکل مینماید و وجود بسیاری از رکوردها به ویژه آنانکه پاسخ آنها داده شده و سند مربوطه نیز تنظیم گردیده موجب شلوغی کارتابل و سردرگمی سردفتر میگردد لذا پیشنهاد میگردد یا اجازه ایجاد فولدرهائی برای بایگانی و انتقال رکوردهای پایان یافته به خود سردفتر داده شود یا از طریق خود سیستم و برنامه همانند بسیاری از کارتابلها و یا ایمیلها بخشهای ( inbox , outbox , arshiv) ایجاد و امکان انتقال (move) و یا کپی (copy) داده شود
3-نظر به اینکه استعلام از طریق این سیستم کشوری است و امکان استعلام از سراسر کشور وجود دارد در منوی کارتابل (که شماره استعلام و نام دفترخانه و تاریخ ارسال و تاریخ جواب) وجود دارد قسمتی نیز با عنوان واحد ثبتی جواب دهنده نیز ایجاد گردد تا برای یافتن جوابهای واحدهای مختلف ثبتی و فیلترهای لازم دسترسیها تسهیل گردد
4-باعنایت به اینکه سردفتر یا اپراتور مربوطه نمیتواند شماره اندیکاتور املاک استعلام شده را حفظ نماید و برای یافتن جواب دچار مشکل خواهد شد لذا پیشنهاد میگردد یا در منوی کارتابل شماره پلاک فرعی و اصلی هم قرار بگیرد و یا با نزدیک شدن نشانه گر ماووس نام مالک یا پلاک نمایش داده شود با اینکار از عملیات پیچیده مراجعه مکرر کاربر به شماره های مختلف و بازکردن رکورد جلوگیری و کار تسریع میگردد
5-در صورت امکان دسترسی برنامه به بانک اطلاعاتی ثبت احوال بصورت آنلاین و یا دریافت بانک اطلاعاتی بصورت هفتگی یا ماهانه (که هردو نوع آن توسط ثبت احوال طی تفاهم نامه ای قابل دسترسی است) میتوان با ورود کارت ملی فرد (مالک) تمامی اطلاعات شخص در رکورد وارد و در ذخیره وقت استفاده بهینه نمود ضمن آنکه نوعی احراز هویت مطمئن و اطلاع از حیات و ممات مالک از از منافع بسیار مفید این امر خواهد بود
6-مورد فوق در خصوص املاک و دسترسی به بانک اطلاعاتی املاک و صرفا جهت ریختن اطلاعات مورد نیاز در فیلدهای استعلام میتواند کارگشا باشد
درپایان ضمن پوزش از تصدیع اوقات حضرتعالی و مدیریت محترم فن آوری اطلاعات سازمان و کلیه دست اندرکاران محترم این برنامه امید است پیشنهادات این حقیر را از روی دلسوزی و علاقه مندی به پیشبرد اهداف عالیه سازمان دانسته و مساعدت آنجنابان را به همراه داشته باشد
با احترام وارادت – سیدعلیرضا طباطبائی بافقی
سردفتر اسناد رسمی 3 یزد و عضو جامعه سردفتران یزد
جالب است تا دیروز در این پست بیش از ۱۰ دیدگاه وجود داشت اما الان ..و اثری از ان ها نیست