مقاله رییس هیات مدیر کانون سردفتران ودفتریاران خراسان در خصوص حق التحریر تحت عنوان بررسی آماری، منطقی و توصیفی هزینه‌ها و درآمدها در یکصدوچهارمین مجله کانون به چاب رسید
بررسی آماری، منطقی و توصیفی هزینه‌ها و درآمدها
در دفاتر اسناد رسمی
محمد اسماعیل اشکذری1
اشاره:
نظر به این‌که، هزینه‌یابی و تحلیل هزینه‌ها در دفاتر اسناد رسمی می‌تواند مدیران سازمان ثبت را در تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر، درباره حق‌التحریر دفاتر یاری دهد. و البته بقا و توسعه صلاحیت دفاتر اسناد رسمی و ارائه خدمات بهتر و ارزنده‌تر منوط به تشخیص و ارزیابی دقیق از هزینه‌ها است. لذا در این مقال، موضوع در چهار قسمت، به‌طور اجمالی قابل بحث و بررسی است.
اول ـ بررسی آماری هزینه‌ها، در یک دوره سالیانه، در دفاتر اسناد رسمی.
دوم ـ بررسی شش‌ماهه آمار درآمد 350 دفترخانه در سال 1388 در شهر مشهد.
سوم ـ مقایسه‌ای بین تفاوت ارزش واقعی و ارزش منطقه‌ای و مقایسه‌ای بین حق‌التحریر براساس ارزش واقعی و ارزش منطقه‌ای
چهارم ـ پیشنهادهایی درخصوص تعرفه حق‌التحریر در دفاتر اسناد رسمی.
اول: بررسی آماری هزینه‌ها، در یک دوره یک‌ساله، در دفاتر اسناد رسمی
توضیح نگارنده: هزینه‌ها براساس پرسشنامه مطالعات اقتصادی بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران برآورد و منظور شده است.
بخش اول ـ هزینه‌های جاری و مصرفی سالیانه قبل از هدفمند شدن و حذف یارانه‌ها
ردیف شرح مبلغ (به ریال) ماهیانه —————-سالیانه
1 هزینه آب ـ ماهیانه 100000 ریال 1200000
2 هزینه برق ـ ماهیانه 1000000 ریال + هزینه برودتی، کولر آبی و گازی 12000000
3 هزینه گاز ـ ماهیانه 100000 ریال 1200000
4 هزینه ارتباطات، تلفن و نمابر، ماهیانه 500000 ریال 6000000
5 هزینه اینترنت ـ ماهیانه 150000 ریال 1800000
6 هزینه لوازم التحریر (خودکار، جوهر، خودنویس، کاربن، برگ A4 ، سوزن، منگنه و …) کارتریج ، کاغذ یا فیلم فاکس، ریبون پرینتر 5000000
7 هزینه خدمات رایانه‌ای ـ ماهیانه 200000 ریال
پشتیبانی نرم‌افزار ـ ماهیانه 400000 ریال
و هزینه خدمات کامپیوتری آمار ممنوع‌المعامله ـ ماهیانه 400000 ریال 12000000
8 هزینه تعمیرات جزئی ساختمانی و تأسیسات 12000000
9 هزینه پرداختی اجاره + عوارض تابلو، شغلی، کاربری، شهرداری 120000000
10 هزینه پرداختی بابت انواع بیمه اموال، ساختمان، بیمه حوادث، بیمه مسؤولیت 5000000
11 هزینه خدمات بانکی و مؤسسات اعتباری غیربانکی نظیر چک، سفته و … 360000
12 سایر هزینه‌ها نظیر حمل و نقل، قند و چای، تغذیه نیم‌روزی کارکنان، پذیرایی، آبدارخانه، مواد شوینده و تنظیفات 20000000
جمع کل سالیانه 196560000
بخش دوم ـ هزینه‌های سرمایه‌ای
ردیف شرح مبلغ (به ریال)
1 هزینه خرید وسایل بادوام نظیر مبلمان اداری، رایانه، چاپگر، فتوکپی، هزینه نصب سیستم‌های ارتباطی 30000000
2 هزینه خرید زمین و ساختمان ـ ملکی یا سرقفلی ــــــ
3 هزینه احداث، تجدیدبنا، تغییرات، و اضافات در ساختمان ــــــ
4 هزینه تعمیرات اساسی ساختمان، وسایل نقلیه، اثاثیه و تجهیزات ــــــ
جمع کل سالیانه 30000000
نکته: چون در تهیه، این آمار، فرض بر استیجاری بودن محل دفترخانه است؛ لذا ردیف‌های 2 ، 3 و 4 جدول مزبور، صفر منظور گردید.
بخش سوم ـ هزینه‌های مربوط به عوامل نیروی انسانی
یک ـ حداقل حقوق و دستمزد کارکنان در سال 1389 برابر مصوبه شورای عالی کار کشور
الف ـ ماهیانه
ردیف شرح مبلغ (به ریال)
1 حداقل دستمزد ماهیانه یک نفر 3030000
2 کمک هزینه اقلام مصرفی 200000
3 کمک هزینه مسکن 100000
4 حق اولاد 2 نفر فرزند 606000
جمع حقوق و دستمزد ماهیانه یک‌نفر 3936000
ب ـ سالیانه
1 دستمزد سالیانه یک نفر 47232000
2 عیدی و پاداش آخر سال معادل 2 ماه حقوق 6060000
3 حق سنوات سالیانه معادل یک ماه حقوق 3030000
جمع‌کل حقوق و مزایای سالیانه یک نفر 56322000
جمع‌کل حقوق و مزایای سالیانه 8 نفر2 450576000
ماده 3 آیین‌نامه مارالذکر (در پاورقی) مقرر می‌دارد: «عناوین شغلی موجود در دفاتر اسناد رسمی و امتیازات عبارتند از: 1 ـ مستخدم و آبدارچی 4 امتیاز 2 ـ نامه‌رسان 5 امتیاز 3 ـ ماشین‌نویس 6 امتیاز 4 ـ بایگان 7 امتیاز 5 ـ ثبات 7 امتیاز 6 ـ مسؤول خدمات اداری و مالی دفترخانه 7 امتیاز 7 ـ سندنویس 8 امتیاز 8 ـ دفتریار دوم 5 امتیاز ».
دو ـ حق بیمه کارکنان 23 درصد سهم کارفرما در سال 13893
الف ـ ماهیانه
ردیف شرح مبلغ (به ریال)
1 حق بیمه یک نفر ماهیانه 696900
2 حق بیمه 8 نفر ماهیانه 5575200
ب ـ سالیانه
3 حق بیمه 8 نفر سالیانه 66902400
جمع هزینه‌ها: 1 ـ مصرفی 2 ـ سرمایه‌ای 3 ـ نیروی انسانی 4 ـ سهم دفتریار 5 ـ سهم کارکنان 6 ـ سهم کانون 7 ـ مالیات
ردیف شرح مبلغ (به ریال)
1 هزینه جاری و مصرفی سالیانه 196560000
2 هزینه‌های سرمایه‌ای سالیانه 30000000
3 هزینه مربوط به نیروی انسانی ـ حقوق و حق بیمه سالیانه 517478400
جمع (3 ردیف) 744038400
نکته: چنانچه هزینه‌های بالا، با کسب حق تحریر، محقق فرض گردد. حال سردفتر مکلف است از محل درآمد ناخالص، خواه درآمد آن حاصل کرده شده باشد یا نشده باشد، برابر قانون موارد ذیل پرداخت نماید!!!
4 15درصد سهم پاداش کارکنان 111605310
5 15درصد سهم دفتریار اول 111605310
جمع (5 ردیف) 967249020
نکته: حال سردفتر باید برابر قانون از تمام حق تحریر حاصله، 10 درصد به‌منظور حق بیمه و بازنشستگی به حساب کانون واریز نماید.
6 10 درصد سهم کانون سردفتران و دفتریاران 96724903
جمع (6 ردیف) 1063973923
7 مالیات بر درآمد، سردفتر، براساس نرخ 1388 و جمع 6 ردیف 4324474
جمع کل هزینه‌ها 1107216397 ریال
این در‌صورتی‌است که هنوز سردفتر ریالی برای امرار معاش خویش و خانواده خود برداشت ننموده است. شما بفرمایید یک سردفتر با توجه به مسؤولیت، میزان هزینه، تحصیلات، تجربه، سابقه و … چقدر باید دریافت نماید؟
نتیجه: با توجه به این‌که در نظام سردفتری ایران، رقابت، تبلیغات و مشتری‌مداری (از دیدگاه تجاری و از منظر بازاریابی) محوریت ندارد، جبران هزینه‌های سربار، ارتقای کیفیت و ارائه خدمات اضافی و جذب مشتری و جلب درآمد بیشتر منتفی است.
نظر به این‌که درآمد دفترخانه صرفاً و فقط تابعی از اوضاع اقتصادی و تعداد محدود و معین اسناد بوده و خروجی خدمات دفترخانه و تنظیم اسناد بیشتر، خارج از اراده سردفتر است. لذا هزینه‌های دفترخانه همواره ثابت است. پس، درآمد و هزینه تناسبی با هم ندارند و سردفتر در هر شرایط و با هر میزان درآمد کم یا زیاد محکوم به پرداخت هزینه‌های ثابت می‌باشد. بنابراین، در تعیین تعرفه دفاتر اسناد رسمی، نرخ تعرفه به‌نحوی باید تعیین گردد که حداقل هزینه‌های دفترخانه را تأمین نماید تا خدای ناکرده فقر و تنگ‌دستی به‌سراغ سردفتر نیاید و احیاناً زمینه انحراف و ناهنجاری‌ها، تخلفات و جرایم را فراهم ننماید.
دوم:
یک ـ حق‌التحریر در شش‌ماهه دفاتر اسناد رسمی مشهد
350 دفترخانه ـ سال 1388
تیر 10472510542
مرداد 10674923957
شهریور 11229684511
مهر 12225754128
آبان 12265002121
آذر 11749735027
جمع کل 6ماه 68617574286
متوسط درآمد ماهیانه هر دفترخانه 32675035
توضیح: مبالغ به ریال است.
دو ـ میانگین درآمد 350 دفتر اسناد رسمی مشهد
در تابستان و پاییز سال 1388
ماه‌های: تیر ـ مرداد ـ شهریور ـ مهر ـ آبان ـ آذر
بین صفر تا 1 میلیون تومان 31 درصد
بین 1 تا 2 میلیون تومان 10 درصد
بین 2 تا 4 میلیون تومان 35 درصد
بین 4 تا 6 میلیون تومان 10 درصد
بین 6 تا 8 میلیون تومان 5 درصد
بین 8 تا 10 میلیون تومان 3 درصد
بالای 10 میلیون تومان 6 درصد
با بررسی آماری هزینه‌ها در دفاتر اسناد رسمی، بسی هویدا است که در شهر‌های بزرگ و مراکز استان‌ها، برای این‌که دفاتر به‌صورت نسبتاً آبرومندانه اداره شود، ماهیانه حداقل به 10 میلیون تومان درآمد، نیاز است.
حال آنکه، آمار و اطلاعات 6ماهه که تقریباً برای تمام سال جاری است، بیانگر این است که 94 درصد دفاتر، زیر 10 میلیون تومان و 76 درصد دفاتر، زیر 4 میلیون تومان و 41 درصد دفاتر، زیر 2 میلیون تومان درآمد داشته‌اند.
مورد اخیر، گویای آن است که 41 درصد دفاتر نتوانسته‌اند هزینه زندگی کارکنان و دفتریار و سردفتر را تأمین نمایند.
یادآوری این نکته ضروری است که درآمدهای زیر 4 میلیون تومان، فقط شامل دفاتر تازه‌تأسیس نمی‌شود بلکه در میان آنها دفاتری با بیش از 10 سال سابقه وجود دارند.
بر همگان آشکار است و جملگی مسؤولان و دست‌اندرکاران حوزه ثبتی و سردفتری معترف هستند که هم تعداد دفاتر اسناد رسمی در سال‌های اخیر و خصوصاً تنظیم سند با قیمت منطقه‌ای و هم حذف ضابطه رعایت حریم بین دفاتر، ضربه مهلکی بر پیکر این نهاد حقوقی و قانونی وارد کرده است و این درخت تناور که ریشه در اعماق تاریخ حقوقی و ثبتی این مرز و بوم دارد، در برگ‌ریزان خود به زردی گراییده است و سردفتران دفاتر اسناد رسمی به‌جای این‌که به دور از اضطراب تأمین هزینه، به تحکیم صادقانه روابط حقوقی مردم پرداخته و جستجوگر یافتن راه‌های بهتر برای کاهش ورودی ناامنی‌های حقوقی و کاهش ورودی پرونده‌های دادگستری باشند، در دام تأمین هزینه‌های دفترخانه گرفتار شده‌اند و نگران ماه‌های آینده‌اند. و نگران‌تر از آنها، کارکنان دفاتر اسناد رسمی، هر روز را در انتظار بیکاری، و اخراج از دفترخانه به پایان می‌برند.
از طرف دیگر کمبود منابع و درآمد، چه بسا، باعث بی‌توجهی بعضی دفاتر در بررسی و دقت بیشتر در اصالت اسناد و مدارک و هویت مراجعین گردد، به‌نحوی که دقت و صحت در تنظیم اسناد، ناخواسته و ناخودآگاه فدای کسب درآمد برای جبران هزینه‌های سرسام‌آور شود. حسب اطلاعات واصله اگر سالیان گذشته چند پرونده انگشت‌شمار جعل در اداره پلیس آگاهی مشهد مفتوح می‌گردید، حال ده‌ها پرونده، ناشی از اسناد جعلی شکل می‌گیرد. اگرچه در تمام موارد، سردفتران خود، قربانی و بزه‌دیده و زیان‌دیده جرم‌اند.
در چنین وضعی، انتظار سلامت اداری دفاتر اسناد رسمی زمانی صحیح خواهد بود که دفاتر بتوانند به طرق قانونی و شرعی مخارج خود را تحصیل نمایند. سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی هم افرادی از خیل مردم مؤمن و متدین این کشور بوده و تافته جدا‌بافته نیستند و مشتاق زندگی سالم و آبرومندانه‌اند، منتها ابزار آن باید مهیّا باشد. خصوصاً برای سردفتران و دفتریاران جدید که پس از سال‌ها تحصیل در انتظار تشکیل خانواده و یافتن خانه و سرپناه برای یک زندگی صرفاً شرافت‌مندانه است و نه یک زندگی برخوردار از رفاه و آسایش ویژه! ای کاش مسؤولان سابق ثبتی، اکنون، همچنان مسؤولیت داشتند تا نتیجه وعده‌های خویش را مبنی‌بر ایجاد اشتغال و توسعه صلاحیت دفاتر اسناد رسمی و رونق روزافزون و تسریع و تسهیل در خدمات‌رسانی به مردم را، به قضاوت می‌نشستند!
سوم:
مقایسه‌ای بین تفاوت ارزش واقعی و ارزش منطقه‌ای املاک و مقایسه‌ای بین حق‌التحریر براساس ارزش واقعی و ارزش منطقه‌ای
مبالغ بر مبنای تومان
ارزش واقعی ارزش منطقه‌ای تحریر بر مبنای ارزش واقعی تحریر بر مبنای ارزش منطقه‌ای
5 میلیون 100 هزار 39 هزار 15 هزار
10 میلیون 200 هزار 49 هزار 15 هزار
20 میلیون 400 هزار 69 هزار 19 هزار
30 میلیون 600 هزار 84 هزار 23 هزار
50 میلیون 1 میلیون 114 هزار 31 هزار
100 میلیون 2 میلیون 189 هزار 33 هزار
150 میلیون 3 میلیون 214 هزار 35 هزار
200 میلیون 4 میلیون 239 هزار 37 هزار
300 میلیون 6 میلیون 289 هزار 41 هزار
500 میلیون 10 میلیون 389 هزار 49 هزار
600 میلیون 12 میلیون 439 هزار 53 هزار
700 میلیون 14 میلیون 489 هزار 57 هزار
800 میلیون 16 میلیون 539 هزار 61 هزار
1 میلیارد 20 میلیون 639 هزار 69 هزار
3/1 میلیارد 26 میلیون 759 هزار 78 هزار
4/1 میلیارد 28 میلیون 800 هزار 81 هزار
2 میلیارد 40 میلیون 800 هزار 99 هزار
3 میلیارد 60 میلیون 800 هزار 129 هزار
4 میلیارد 80 میلیون 800 هزار 159 هزار
نکته 1: قیمت منطقه‌ای املاک، تقریباً بین یک‌پنجاهم تا یک‌هفتادم قیمت واقعی دفترچه معاملاتی دارایی، در نوسان است.
نکته 2: حداکثر حق‌التحریر 800 هزار تومان است.
نکته 3: دارایی در اعلام قیمت، فقط ارزش منطقه‌ای را اعلام می‌نماید و ارزش سرقفلی و حق موقعیت مکان تجاری آن را درج نمی‌نماید. لذا به‌طور نمونه شش‌دانگ یک باب غرفه تجاری که دارای ارزش یک میلیارد تومان است، سه میلیون تومان درج می‌شود و حق ثبت و حق‌التحریر آن تضییع می‌گردد.
پیشنهادها:
1 ـ تنظیم و ثبت سند مستلزم تمهید مقدماتی از قبیل بررسی اسناد و مدارک ابرازی متقاضی و یا اصحاب معامله و استماع اظهارات آنان به‌منظور آگاهی از خواسته و انجام مشاوره «حقوقی و ثبتی» است. و وقت عمده سران دفاتر، قبل از تنظیم سند، صرف این قبیل امور می‌گردد که هیچ‌گونه حق‌الزحمه‌ای برای موارد مذکور لحاظ نشده است. از آنجا که در ادارات ثبت، در مورد املاک جاری هنگام قبول تقاضای ثبت، هزینه‌هایی تحت عنوان حق‌الثبت و (هزینه) مقدماتی وصول می‌شده و اصطلاحاً به بقایای ثبتی معروف و سپس به حقوق ثبتی تغییر نام یافته است؛ لذا پیشنهاد می‌شود برای جبران زحماتی که سران دفاتر قبل از تنظیم و ثبت سند در راستای موضوع متحمل می‌شوند و به‌عنوان مشاور ، علاوه‌بر تکالیف سردفتری به منزله یک وکیل، به ارباب رجوع خدمات حقوقی نیز ارائه می‌نمایند، بهتر است مبلغی زیر عنوان هزینه مقدماتیِ تنظیم سند، متناسب با درصدی از حق‌التحریر، برای آنها منظور و به سردفتر اختصاص داده شود.
2 ـ دریافت حق‌التحریر بر مبنای قیمت واقعی باشد. چنانچه فرض شود در این صورت حق‌التحریر‌ها زیاد می‌شود، می‌توان ضریب حق‌التحریر را تعدیل نمود. به این ترتیب، تمام ارکان سند ازجمله قیمت آن واقعی است و می‌تواند در محاکم و دادگاه‌ها مورد استناد قرار گیرد. همچنین با گسترش مراودات و مبادلات با دول خارجی، اسناد شخصی شهروندان به‌منظور تعیین میزان دارایی افراد به میزان واقعی معتبر است. و در راستای تکالیف دفاتر اسناد رسمی موضوع قانون پولشویی، با اجرای قیمت واقعی، قانون پولشویی نیز قابل‌اجرا خواهد بود.
3 ـ به‌منظور شفاف‌شدن نرخ تعرفه حق‌التحریر برای عموم شهروندان به‌صورت ساده و آسان، ضریب ثابتی برای حق‌التحریر منظور شود، هم‌چنان‌که حق‌الثبت همواره ضریب ثابتی از مبلغ مندرج در سند است. به‌عنوان پیشنهاد، حق‌التحریر دو دهم درصد (دو در هزار) تعیین شود.
4 ـ تعرفه متغیر و رقابتی برای خدمات مشابه، موجب بدبینی شهروندان به حرفه سردفتری است. پیشنهاد می‌شود قیمت‌های رقابتی در کلیه اسناد و گواهی امضا حذف شود.
5 ـ در مورد وکالت‌ها، یک تعرفه برای وکالت‌های متضمن فروش و یک تعرفه برای وکالت‌های اداری اختصاص یابد. (با رعایت مختصر و یا مفصل)
6 ـ تعداد افراد و نفرات همان‌طور که در تعرفه اسناد مالی مؤثر است، در تمام اسناد ازجمله وکالت و سایر اسناد غیرمالی، لحاظ گردد تا مانع تنظیم اسناد متعدد به‌منظور کسب حق‌التحریر گردد.
7 ـ به‌منظور جبران بخشی از هزینه‌های دفاتر اسناد رسمی، برای برخی از خدمات که در حال حاضر رایگان انجام می‌شود، بهتر است دفترخانه جهت ارائه خدمات زیر هزینه دریافت دارد؛
الف ـ خلاصه معامله المثنی.
ب ـ اطلاع‌نامه المثنی به فسخ راجع به معاملات غیر‌قطعی.
ج ـ پاسخ استعلام گواهی عدم انجام معامله به اداره ثبت، بیمه، دادگاه‌ها، آستان‌قدس رضوی و غیره.
د ـ محاسبه سهم‌العرصه آپارتمان‌ها برای آستان‌قدس رضوی و شهرداری‌ها و غیره.
ه ـ اخذ هزینه برای صدور هر‌گونه استعلام خصوصاً استعلام مجدد که مدت قبلی منقضی شده است.
و ـ اخذ کارمزد (مناسب) برای اسنادی که استعلام صادر‌شده و پاسخ استعلام اخذ شده، سند تنظیم شده ولی به‌دلیل انصراف متعاملین ثبت دفتر نشده است.
ز ـ اخذ درصد بیشتری حق‌التحریر برای اسناد متعلق به اشخاص حقوقی و اسناد انتقال اجرایی که توسط نماینده دادگاه امضا می‌شود؛ به‌دلیل تشریفات بیشتر و زحمت مضاعف برای دفترخانه.
8 ـ با توجه به این‌که میزان و مبلغ حق موقعیت مکان تجاری در قیمت منطقه‌ای و گواهی ماده 187 دارایی درج نمی‌شود، برای اسناد تجاری و سرقفلی تمهیدی اندیشیده شود.
9 ـ تجدیدنظر در هزینه صدور اجرائیه.
10 ـ سند وقف‌نامه با توجه به این‌که حق‌الثبت دارد و کلیه تشریفات انتقال قطعی ازجمله استعلام، خلاصه‌معامله و … را باید انجام داد، جزو اسناد مالی محسوب شود.
11 ـ چنانچه متعاملین بیش از 2 نفر بودند، حق‌التحریر به تعداد متعاملین نیز افزایش یابد. همچنین تعداد اسناد مالکیت اگر بیش از یک مجلد بود، به دلیل (تعدد) درج مراتب در ستون نقل و انتقالات و تحریر خلاصه معامله و ثبت و ارسال آن و انجام استعلام، در میزان حق‌التحریر مؤثر باشد.
——————————————————————————–
1. کارشناس ارشد حقوق جزا و جرم‌شناسی و رئیس هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران استان خراسان (خراسان رضوی).
2. تعداد عناوین شغلی در دفترخانه، برابر آیین‌نامه ریاست محترم قوه قضائیه مصوب 23/12/1371 موضوع تبصره ماده 3 ـ قانون اصلاح پاره‌ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 25/4/1354 هشت نفر است.
3. با توجه به این‌که اکثر قریب به اتفاق دفاتر به استثنای سردفتران جدید، دارای دفتر ثبت فرد و زوج هستند، با عنایت به این‌که پرسنل دفترخانه و دفتریار و سردفتر هرکدام دارای یک‌ماه مرخصی هستند لذا دو نفر ثبات و دو نفر سندنویس، نامه‌رسان، مستخدم و آبدارچی، پرسنل دفترخانه را حداقل به 6 نفر و حداکثر به 8 نفر می‌رساند.
