در اجرای مقررات ماده 7 قانون جامع حد نگار ( کاداستر) کشور مصوب 1393/11/29 و مواد 5 و 6 آئین نامه اجرایی این قانون مصوب 95/1/22 مبنی بر ایجاد دفاتر الکترونیک موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی، با توجه به ایجاد زیر ساخت و نرم افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه اندازی و بهره برداری دفتر املاک و دفتر املاک بازداشتی به صورت الکترونیک در کلیه واحدهای ثبتی سراسر کشور، شیوه نامه بهره برداری از دفتر املاک الکترونیک و دفتر املاک بازداشتی الکترونیک و حذف دفاتر املاک دست نویس به شرح زیر ابلاغ می گردد.
ماده 1 – دفتر املاک الکترونیک که اطلاعات آن مطابق ماده 22 قانون ثبت اسناد و املاک، مبنای تشخیص مالکیت قرار می گیرد از تاریخ 1395/4/1 در کلیه واحدهای ثبتی سراسر کشور راه اندازی می شود .
تبصره – از تاریخ مذکور ثبت هر گونه اطلاعات در دفاتر املاک، دفاتر املاک بازداشتی و دفاتر ثبت خلاصه معامله دست نویس ممنوع است .
ماده 2 – روسای واحدهای ثبتی مکلفند قبل از بهره برداری دفتر املاک الکترونیک به اتفاق مسئول دفتر املاک و رابط حفاظت اطلاعات، ذیل آخرین ثبت دفتر املاک، دفتر املاک بازداشتی و دفتر ثبت خلاصه معامله را مسدود و با ذکر شماره دفتر و صفحه مورد نظر مراتب را صورتجلسه نموده و به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوط ارسال نمایند .
مدیر کل ثبت استان مکلف است ضمن نظارت بر عملیات مزبور نسخه ای از صورتجلسه را پس از تایید به معاونت امور املاک و کاداستر سازمان ارسال نماید.
تبصره – روسای واحدهای ثبتی مکلفند به فوریت دفاتر املاک دست نویس اسکن و داده آمایی نشده را اسکن نمایند .
ماده 3 – از تاریخ بهره برداری دفتر املاک الکترونیک، کلیه اسناد مالکیت تحت سیستم کاداستر از طریق این دفاتر صادر می گردد.
ماده 4 – همزمان با راه اندازی دفتر املاک الکترونیک، دفتر املاک بازداشتی به صورت الکترونیک ایجاد می گردد.
واحدهای ثبتی مکلفند کلیه موانع و محدویت های قانونی مربوط به املاک و رفع آن را در دفتر املاک بازداشتی الکترونیک درج نمایند.
ماده 5 – واحدهای ثبتی مکلفند همزمان با صدور سند مالکیت، نسخه دیگر سند را از دفتر املاک الکترونیک دریافت و برگه های مربوط به هر یکصدسند مالکیت صادره را مجلد نموده و در محل امن و مناسبی نگه داری نمایند .
تبصره –واحدهای ثبتی مکلفند در موارد اعمال موانع و محدودیت های قانونی نسبت به املاک (( نظیر بازداشت یا رهن ملک)) نسخه چاپی از دفتر املاک بازداشتی الکترونیک را از سیستم دریافت و به صورت مجلدات صد برگی در محل امن و مناسبی نگه داری نمایند.
ماده 6–با بهره برداری از دفتر املاک الکترونیک، سیستم جهت هر سند مالکیت شناسه اختصاصی تولید و در سند مالکیت درج خواهد نمود.
شناسه مذکور در بردارنده اطلاعات مربوط به تاریخ ثبت ، شماره دفتر املاک ، صفحه و شماره ثبت ملک بوده و جایگزین آنها خواهد شد.
ماده 7 – از تاریخ بهربرداری دفتراملاک الکترونیک صدور هر گونه سند مالکیت دفترچه ای دست نویس به هر عنوان توسط واحدهای ثبتی ممنوع است .
تبصره – استعلام و پاسخ به استعلامات مربوط به املاک به صورت سیستمی انجام خواهد شد و صدور پاسخ استعلامات به نحو دست نویس به دفاتر اسناد رسمی ممنوع است.
واحدهای ثبتی مکلفند در زمان پاسخ به استعلامات دقت و نظارت لازم را جهت به روز رسانی بانک جامع املاک معمول دارند .
ماده 8– معاون امور املاک و کاداستر، معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی، مدیران کل املاک، کاداسترو دفتر حقوقی و امور مجلس با تشکیل کار گروه به مدیریت معاون امور املاک و کاداستر مستمراً نحوه عملکرد استانها راکنترل و گزارش پیشرفت کار را ماهانه گزارش نمایند.
ماده 9 – مدیران کل استانها و روسای واحدهای ثبتی مسئول نظارت بر حسن اجرای این شیوه نامه خواهند بود.
